Quais são os 10 princípios do controle financeiro, você sabe?

As empresas dispõem dos mais variados instrumentos de controle financeiro, desde a simples observação pessoal sobre os subordinados até relatórios econômicos e financeiros, afirma Hélvio Tadeu Cury Prazeres, professor do Curso a Distância CPT Administração Financeira na Pequena Empresa.

Os dez princípios do controle financeiro são:

♦ Princípio 1: refletir a natureza e as necessidades das atividades empresariais
Os sistemas de controle financeiro devem refletir os resultados da tarefa que vão executar. Um sistema útil para o diretor responsável pela produção será, quase com certeza, diferente, em amplitude e natureza, do que seria ideal para um supervisor da produção.

♦ Princípio 2: acusar imediatamente os desvios
Um sistema de controle financeiro ideal é aquele que acusa os desvios antes que realmente ocorram. Assim sendo, a informação deve chegar prontamente ao administrador dentro do menor espaço de tempo possível, para que este possa adotar as providências que se fizerem necessárias.

♦ Princípio 3: estar voltado para o futuro
Embora o controle ideal seja aquele que apresenta os resultados de imediato, como no caso de certos controles eletrônicos, os fatos administrativos dentro do contexto empresarial compreendem uma defasagem de tempo entre o desvio e a sua correção. Portanto, cabe ao administrador adotar uma técnica de controle que preveja os desvios com tempo para que ele faça correções, antes que o problema ocorra.

♦ Princípio 4: apontar as exceções em pontos estratégicos
Este requisito refere-se ao princípio da exceção, segundo o qual o administrador deve concentrar-se em descobrir e lidar com exceções. Entretanto, é importante salientar que, para conseguir o controle efetivo, o administrador deverá delimitar até onde os desvios devem ser considerados ou não, visto que, em certas áreas, pequenas exceções têm maior importância do que desvios maiores em outras. Portanto, os controles financeiros devem, não somente indicar os desvios, como também apontar onde é que eles são importantes ou estratégicos para a consecução dos objetivos.

♦ Princípio 5: ser objetivo
O controle financeiro deve ser definido e determinável de maneira clara e positiva. Os parâmetros de avaliação podem ser quantitativos, tais como custos ou hora-homem por unidade, ou data de término da encomenda; como também qualitativos, tais como: controle orçamentário ou análise de previsões. Portanto, o importante é que, tanto num caso como no outro, o padrão seja determinado e de fácil compreensão.

♦ Princípio 6: ser flexível
Os planos precisam permanecer flexíveis em face de planos modificados, condições imprevistas ou simples fracassos. Um programa complexo de planos administrativos pode falhar em alguns pontos. O sistema de controle deve acusar essas falhas e conter elementos flexíveis para manter o controle da operação, apesar das falhas.

♦ Princípio 7: refletir o padrão da organização
A organização é o principal instrumento de coordenação de trabalho com relação às pessoas que têm atribuições designadas e autoridade delegada. É também o meio para manter o controle, e o administrador é o ponto focal do controle, do mesmo modo que é o ponto focal para atribuição de tarefas e delegação de autoridade. Assim, o administrador, ao adotar uma técnica de controle financeiro, deve adequá-la às características estruturais da sua empresa.

♦ Princípio 8: ser econômico
O controle deve valer o seu custo. Embora este pareça ser um requisito simples, sua prática em algumas ocasiões torna-se complexa. A economicidade de um sistema de controle financeiro é relativa, pois os benefícios advindos da sua implantação diferem de acordo com a importância das atividades, com o tamanho da empresa e com a contribuição que o sistema pode oferecer.

♦ Princípio 9: ser compreensível
Alguns sistemas de controle financeiro, especialmente os que se baseiam em fórmulas matemáticas, gráficos de ponto de equilíbrio, análises minuciosas e sumários estatísticos não são compreensíveis aos administradores que vão ter que utilizá-los. Em alguns casos, o administrador chegaria a compreendê-los, caso gastasse algum tempo estudando-os, porém em função do elevado grau de complexidade empregado, ou da falta de paciência para entendê-los, o resultado seria o mesmo: o sistema de controle não funcionaria bem. Portanto, cabe ao administrador assegurar-se de que tem à sua disposição um sistema adequado e à altura de sua compreensão e da sua necessidade.

♦ Princípio 10: indicar as ações corretivas
Um sistema de controle financeiro, que simplesmente aponta falhas ou as distorções em relação aos planos, será pouco mais do que um exercício interessante se não indicar o caminho de se chegar a uma ação corretiva. Um sistema adequado deve descobrir onde estão ocorrendo as falhas, quem é responsável por elas e o que se deve fazer a seu respeito.

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Por Silvana Teixeira.