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Como priorizar tarefas realmente importantes

Com o acúmulo da demanda, muitos colaboradores se sobrecarregam com as mais variadas atividades, algumas delas, não prioritárias

Como priorizar tarefas realmente importantes

Muitas empresas reduziram o quadro de funcionários devido à crise econômica. Com isso, a grande demanda é distribuída aos setores, onde cada colaborador torna-se responsável por “x” funções. Com isso, muitos se sobrecarregam com as mais variadas atividades, algumas delas, não prioritárias. Sendo assim, torna-se fundamental priorizar tarefas realmente importantes. Mas como fazer isso sem perder a produtividade?

Você consegue concluir atividades prioritárias em tempo hábil?


O colaborador deve definir prioridades com base nos objetivos da empresa e nas metas do setor. Daí a importância de se realizar reuniões periódicas para avaliar se as atividades, de fato, prioritárias têm sido concluídas em tempo hábil. Se não, será preciso redistribuir as tarefas de acordo com o grau de importância e o prazo limite para a sua conclusão. Entretanto, o colaborador incumbido da tarefa deverá apresentar competência para tal.

Você segue a agenda de compromissos em sua rotina de trabalho?


Hierarquizar prioridades é um dos maiores desafios do colaborador na empresa. Uma ferramenta indispensável a todo profissional, que busca produtividade com qualidade, é a agenda de compromissos. Por meio dela, é possível identificar o andamento das atividades e quanto tempo falta para que elas sejam finalizadas com êxito. Com isso, o colaborador se concentra em atividades que merecem maior atenção.

Você consulta sua agenda de compromissos antes de aceitar uma nova tarefa?


Alguns colaboradores tentam impressionar o chefe e aceitam múltiplas tarefas, sem se darem conta de que não conseguirão realizá-las com a qualidade que deveriam. Com isso, além de não se chegar a bons resultados, o profissional se torna improdutivo. Sendo assim, antes de aceitar nova tarefa, é indispensável consultar sua agenda de compromissos. Dessa forma, torna-se mais simples negociar prazos ou mesmo solicitar a delegação da tarefa a outro.

Você gerencia bem o seu tempo na execução das tarefas?


Se por um lado, a sobrecarga de atividades impacta negativamente nos resultados, o alívio da carga leva o colaborador a achar uma atividade simples e que há tempo de sobra para realizá-la. De modo idêntico, os resultados não serão bons por mau uso do tempo. “Se o profissional gerenciar bem o tempo e focar nas atividades prioritárias alcançará êxito na execução das tarefas”, explica Marcos Antônio Barbosa, professor do Curso CPT Gerenciamento do Tempo.

Você compartilha seus compromissos com a equipe?


Outra dica interessante concerne ao compartilhamento de compromissos. Quando todos estão cientes das obrigações de cada membro da equipe, torna-se viável distribuir e ordenar as tarefas sem sobrecarregar ninguém. Novamente, as tarefas prioritárias merecem destaque, pois são nelas que o colaborador deve manter o foco. Só assim a produtividade será exemplar, pois trará resultados surpreendentes para a empresa.

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Leia o artigo "Como administrar o seu tempo e melhorar sua qualidade de vida."

Fonte: exame.abril.com.br

Por Andréa Oliveira.

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