Contas a receber e inadimplência - administração financeira na pequena empresa

O gerente da área de cobrança deve se cercar das garantias possíveis ou recomendáveis pelo setor financeiro e desenvolver métodos de cobrança eficiente e eficaz.

A principal função da administração de contas a receber é estabelecer uma política de crédito dentro da empresa, que esteja ajustada à disponibilidade de capital de giro e também às necessidades de financiamento do cliente. O controle ideal de recebimentos ajusta as possibilidades internas (capital de giro) às solicitações externas (clientes). Realizar uma administração da carteira de contas a receber é estabelecer uma política de crédito dentro da empresa. Para que uma empresa possa implantar uma política de crédito que não comprometa o seu capital de giro, ela necessita dos elementos fundamentais que dão suporte à política: o desenvolvimento de fontes de informações e os métodos de análise destas.

Quais os elementos básicos de uma política de crédito?

Qualquer política de crédito está alicerçada em três elementos básicos, a saber:

- Condições de Crédito: relaciona-se com a concessão de prazos, tanto crédito quanto valor de desconto que pode ser oferecido;
- Padrões de crédito: estabelecem as exigências para concessão de crédito, como o tipo de clientela, as classificações de crédito, entre outros. Sua função é minimizar o risco de não recebimento;
- Limites de crédito: definem os valores mínimos e máximos de crédito, bem como os padrões para concessão de crédito. Sua função é assegurar que a empresa atue nos limites dos riscos financeiros estabelecidos.

É possível avaliar o processo de venda a prazo?

Com fontes de informação e métodos de análise, a empresa pode iniciar um processo de vendas a prazo, que será avaliado como base em quatro variáveis-chaves:

- As vendas;
- Investimento em duplicatas a receber;
- As despesas fixas;
- Risco dos devedores duvidosos.

"Qualquer política de crédito irá afetar essas quatro variáveis, proporcionando variações nos rendimentos e custos da empresa. Quando a perspectiva de rendimentos com a implantação da política forem maiores, a empresa deve viabilizá-la. Caso contrário, a decisão deve ser a de não executar a política", afirma o professor Hélvio Tadeu Cury Prazeres, do curso Administração Financeira na Pequena Empresa, elaborado pelo CPT - Centro de Produções Técnicas.

O dinheiro investido nas contas a receber causa despesas de juros, que aumentam quando ocorre atraso ou falta de pagamento, o que impede o investimento do resultado das vendas em outras finalidades.

Acompanhamento de recebimentos e controle de inadimplência

A capacidade de a empresa oferecer crédito, particularmente a taxa de juros pequena, pode fazer a diferença entre ganhar ou perder uma venda. Pagar em dinheiro uma compra volumosa, como um carro ou um imóvel, pode ser difícil para muitas pessoas. Infelizmente, ter uma grande quantidade de contas a receber custa caro para empresas que, naturalmente, gostariam de vender um produto em dinheiro e reinvestir imediatamente em novas mercadorias. Quando a mercadoria é vendida a crédito, o dinheiro da venda está preso até que o recebimento seja feito.

O dinheiro investido nas contas a receber causa despesas de juros, que aumentam quando ocorre atraso ou falta de pagamento, o que impede o investimento do resultado das vendas em outras finalidades.

Estudo comparativo das situações no passado e no presente, aponta mudanças substanciais na capacidade de pagamento de clientes:

Situação Anterior:

- Preços estabelecidos ao bel-prazer;
- Receitas inflacionárias;
- Juros reais mais suportáveis;
- Reserva de mercado;
- Perdas eventuais cobertas por ajustes de preços;
- Falta de valores de referência;
- Baixa competitividade;
- Informatização segmentada;
- Correção salarial pela inflação passada;
- Inadimplência contida;
- Risco isolado;
- Empreendedor mais aventureiro.

Situação Atual:

- Monitoramento do mercado;
- Inexistência da ciranda financeira;
- Juros reais elevadíssimos;
- Abertura da economia;
- Processo incompatível com o mercado;
- Valores de referências consolidados;
- Alta competitividade;
- Informações integradas em rede;
- Negociação e perspectiva salarial;
- Inadimplência em crescimento;
- Risco no contexto de carteira de clientes;
- Empreendedor mais profissional.

Quais as principais causas da inadimplência?

A inadimplência representa um gasto para a empresa, pois é um recurso que fica retido com o cliente e não é revertido para a empresa.

Ela tem várias causas, que estão condensadas em três principais:

- Fraude: ação prévia e deliberada de não pagar, uma ação dolosa por parte do cliente no momento da compra;
- Displicência ou desorganização: pessoas físicas ou jurídicas. O cliente não planeja o pagamento das compras e, no momento de honrar seus compromissos, não tem dinheiro para quitar a dívida;
- Dificuldades financeiras: algum desequilíbrio financeiro não esperado ocorre entre o momento da compra e o pagamento, ficando o cliente impossibilitado de arcar com o compromisso.

Como combater a inadimplência financeira?

O combate à inadimplência financeira requer a adoção de nova cultura adaptada à estabilidade econômica. A administração em uma conjuntura de inflação equilibrada faz com que pequenos desvios de caixa ou atrasos no recebimento comprometam a estabilidade financeira da empresa. Exige a adoção de novos hábitos gerenciais, maior seletividade na concessão de crédito e gerenciamento de risco e administração da carteira de crédito.

O gerente da área de cobrança deve se cercar das garantias possíveis ou recomendáveis pelo setor financeiro e desenvolver métodos de cobrança eficiente e eficaz. A administração das duplicatas a receber deve utilizar um eficiente fluxo de documentos. As duplicatas a receber representam a concessão de crédito da empresa para seus clientes e seu controle se orienta pelas políticas de crédito e prazo:

Política de Créditos

A política de créditos fornece os parâmetros para concessão de crédito a clientes e varia conforme a conjuntura econômica. O aperto no crédito ocorre quando: a economia entra em queda; há forte redução nas margens de comercialização; aumenta o nível de inadimplência. A flexibilidade no crédito, geralmente, ocorre quando a economia está aquecida ou em períodos de inflação reduzida; aumentam as margens de lucro; há ênfase no aumento do faturamento.

Quando a empresa vende a prazo, ela entrega mercadorias em troca de uma promessa de pagamento, no caso da venda a prazo, e fica na expectativa de receber determinado valor em dinheiro, dentro de um certo prazo devidamente ajustado com o computador. Quanto maior for o tempo que um cliente demorar a saldar um título ou depositar um cheque, seja porque obteve maior prazo ou porque ele atrasou o pagamento, maior também será a parcela do capital de giro que ficará retido com o cliente.

Política de Prazo

É importante saber qual o prazo médio concedido ao cliente. Essa informação é de fundamental importância para determinar o montante de recursos que será aplicado em duplicatas a receber, bem como a necessidade de giro para financiar as vendas. É de suma relevância saber controlar os prazos concedidos e os recebimentos a fim de não desequilibrar a necessidade de capital de giro, bem como não causar problemas de caixa à empresa.

Quando se concede um crédito, a preocupação básica do analista de crédito deve ser que o valor liberado retorne à empresa, sabendo que sempre existe o risco de não receber. Portanto, para diminuir esta margem de risco, faz-se necessário montar um cadastro do cliente, de forma a permitir o máximo de segurança nas vendas a prazo. O crédito concedido deve estar de acordo com a capacidade de pagamento do cliente. A empresa que não dá a devida importância a uma unidade de cadastro bem estruturada e dinâmica pode, em muitas ocasiões, comprometer a continuidade de seus negócios.

As contas a receber têm seus valores conversíveis em dinheiro no tempo, pois a venda já foi realizada e, portanto, existe um direito adquirido por meio da nota fiscal-fatura e duplicata. A importância da cobrança no âmbito administrativo-financeiro da empresa está diretamente ligada à sua capacidade de recebimento nos prazos de vencimento. Os atrasos de clientes poderão alterar significativamente os prazos de recebimento.

Como consequência dessa concessão dada pelo gerente, pode-se concluir que o aumento dos recursos aplicados em duplicatas a receber, que contribuirá para a redução do saldo de caixa, aumentará as despesas financeiras, gerando redução de lucro. Um bom sistema de cobrança possibilitará reduzir os índices de atrasos de recebimentos. Um artifício utilizado pelas empresas para reduzir os índices de atraso é conceder descontos para pagamentos até o dia do vencimento. Essa medida, apesar de aumentar os impostos, muitas vezes, é compensadora, pois evita pagamentos em cartórios e atrasos programados por alguns clientes.

Confira mais informações, acessando os cursos da área Gestão Empresarial.

Por Andréa Oliveira.