Por volta dos anos trinta, as empresas passaram a adotar a filosofia do controle de operações, associando-o não apenas ao aspecto financeiro, mas também a outras questões, tais como: produção, vendas, mão de obra, projetos etc. "A partir de então, os administradores se conscientizaram de que, para alcançarem os objetivos pré-fixados, principalmente aqueles de longo prazo, haveria necessidade de controles específicos que proporcionassem uma confrontação periódica entre o previsto e o realizado", afirma Hélvio Tadeu Cury Prazeres, professor do Curso a Distância CPT Como Administrar Estoque e Almoxarifado.
Atentaram ainda para o seguinte fato: quando uma empresa opera com base em planos eficientes, tudo o que acontece no presente é resultado de decisões tomadas no passado. Portanto, com base nessa premissa, a administração de materiais tem o seu sucesso ao consubstanciar-se em:
a) Existência de um plano, pois plano sem controle é possível, mas não existe controle sem plano;
b) Conscientização de todos os envolvidos, para que possam dirigir seus esforços aos objetivos;
c) Obtenção das informações daquilo que foi realizado, quantificando os resultados em unidades físicas e monetárias;
d) Comparação com os parâmetros estabelecidos no planejamento;
e) Análise dos resultados em relação às condições de desenvolvimento das operações;
f) Flexibilidade para se adaptar às novas situações e permitir que se adotem medidas corretivas quanto aos desvios apresentados.
Ao planejar a administração de materiais, deve-se ter em mente alguns requisitos fundamentais necessários a sua eficiência.
I- Compatibilidade com o planejamento financeiro
A necessidade de adequação do controle ao planejamento é fundamental, visto que as implicações advindas de um controle financeiro deficiente ou inadequado poderiam acarretar má interpretação dos resultados obtidos, demora na tomada de decisões ou em outros problemas que muito dificultarão alcançar os objetivos fixados.
II- Permitir ação imediata
Os controles devem permitir a ação imediata, antes do desastre total. O controle ideal é como radar que acusa o obstáculo e providencia a correção antes do choque.
III- Permitir avaliação das exceções
As informações devem ser prestadas ao administrador, mesmo que retratem exatamente o que delas se espera; entretanto, o que realmente interessa a ele é saber o que não vai bem, pois é essa informação que demandará em alguma providência.
IV- Refletir a estrutura
Um sistema de controle deve se apoiar na estrutura, além de permitir identificar os responsáveis pelos desvios e os centros de autoridade que devem adotar as decisões corretivas.
V- Compensar os custos
Cabe ao administrador avaliar a importância relativa dos controles e fazer com que eles compensem seus próprios custos.
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Por Silvana Teixeira.
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