Na prática, a nota fiscal registra transferência bens ou atividades comerciais de empresas. Hoje, as notas fiscais em papel têm sido substituídas por notas eletrônicas (NF-e) emitidas e arquivadas digitalmente. Trata-se de uma forma econômica, prática e eficaz de documentar transações, que são legitimadas pelas assinaturas digitais do remetente e do destinatário. Mas como administrar as notas fiscais em empresas?
1. Separar por período
Para maior controle das notas fiscais, é interessante que o gestor as organize e separe, por mês e ano, em pastas de fácil acesso. Com isso, quando uma das notas fiscais é requisitada, torna-se mais simples localizá-la em meio a tantas outras. Logo, ganha-se tempo, algo valioso ao mundo dos negócios.
2. Armazenar na nuvem
De nada adianta arquivar as notas fiscais, em pastas específicas, sem garantia de segurança. A todo momento, computadores, notebooks e smartphones são alvos fáceis de vírus. Eles podem invadir o sistema e destruir ou corromper arquivos. Por esse motivo, torna-se fundamental o armazenamento das notas fiscais na nuvem.
3. Criar arquivo morto
Notas fiscais a partir de cinco anos devem ser separadas das demais. Para isso, uma boa sugestão é armazená-las em um arquivo morto. Nele, é essencial que todas estejam organizadas por mês e ano, da mesma forma que os documentos fiscais recentes. Com isso, o gestor as encontra com mais facilidade quando exigidas por fiscais.
4. Treinar funcionários
Quando a empresa oferece treinamento a seus funcionários, forma-se uma equipe alinhada e eficiente. Dessa forma, os processos fluem melhor, com resultados mais assertivos. Outra dica ímpar é delegar a um determinado colaborador a responsabilidade de administrar as notas fiscais para maior segurança ao processo.
5. Investir em tecnologia
Ao investir em tecnologia, os processos são otimizados, com menores possibilidades de falhas e lacunas. Nesse contexto, as notas fiscais eletrônicas merecem destaque. Entretanto, o sistema deve ser eficiente, funcional e seguro para que as notas não apresentem erros de digitação, nem dados incorretos ou incompletos.
Vantagens das notas fiscais eletrônicas
->Desobrigação de autorização para imprimir documentos fiscais;
->Melhorias no relacionamento eletrônico com os clientes;
->Economia de tempo nos postos fiscais nas fronteiras;
->Menores custos com o armazenamento das notas;
->Menores custos com o envio das notas;
->Menores custos com papel;
->Menores custos com ICMS;
->Menor impacto ambiental;
->Descontos no IPTU.
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Fontes: administradores.com.br; pt.wikipedia.org
Por Andréa Oliveira.
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