O organizador de eventos deve apresentar no projeto o perfil e o número dos participantes potenciais.
A realização de eventos pode ser dividida em três fases: pré-evento, evento e pós-evento. Na primeira, é feito o planejamento, que é essencial para garantir o sucesso. Ele permite ganhar tempo nas outras etapas, evita o desperdício, diminui os imprevistos e facilita a resolução quando aparecem.
A escolha do tema deve ser feita no período anterior à captação ou geração do evento. Dessa forma, quando se faz o planejamento, o tema já está definido. De acordo com professor Antônio Máximo Borba, para começar a planejar é necessário responder às seguintes perguntas: que tipo de evento deve ser feito para alcançar o objetivo? A quem interessará? Quem vai realizar? Como será feito? Qual a melhor data? Qual o tempo de duração? Qual o melhor local para sua realização? Quanto custará? Qual é a estimativa de lucro?
Com essas informações iniciais definidas, passa-se à elaboração de um projeto para o evento, que para o professor Borba, no curso Planejamento e Organização de Eventos, elaborado pelo CPT – Centro de Produções Técnicas, pode começar com os seguintes itens: nome do evento, síntese descritiva de todas as atividades, os objetivos e a identificação, com os nomes do promotor e do organizador do evento. “É importante que o projeto apresente, de forma clara, a justificativa do evento, indicando os motivos científicos, econômicos, políticos, sociais e culturais que indicam a importância do mesmo”, acrescenta o professor.
Além desses componentes, o organizador de eventos deve apresentar no projeto o perfil e o número de participantes potenciais, os temas que serão abordados ou uma proposta do cronograma, as prováveis participações, como os patrocinadores e apoios, os recursos necessários, os serviços terceirizados, os meios de divulgação que serão utilizados e um orçamento preliminar.
A organização é, sobretudo, um trabalho de parceria, no qual várias pessoas e/ou empresas trabalham juntas para atingir seus objetivos. Assim, ao fazer o planejamento do evento é preciso ter em mente as expectativas dos participantes, de forma a desenvolver atividades que permitam atendê-las.
Por: Ariádine Morgan
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