Você já parou para calcular quanto tempo gasta com reuniões? Acontece que algumas delas podem ser resolvidas de forma mais prática e rápida do que normalmente são. Para comprovar, pense em quantas decisões tomadas na sua última reunião foram consumadas. Quantas dessas pautas poderiam ter sido discutidas ou solicitadas por meio de e-mails e requisições? Pois é, sua empresa pode estar com a síndrome que os espanhóis estão chamando de “reunionite”.
Reuniões são absolutamente necessárias, pois constituem mecanismos fundamentais para a coordenação de uma empresa, o que não se deve é abusar delas. Alguns diretores as convocam por qualquer motivo e a qualquer hora, sem perceber que isso atrapalha a dinâmica do trabalho. É importante evitar o gasto de tempo indevido. Não convoque uma reunião para comprovar se o que ficou acertado no encontro anterior foi cumprido, por exemplo.
Para o professor Hélvio Tadeu Curry Prazeres, no curso Gestão de Pessoas na Pequena Empresa, elaborado pelo CPT – Centro de Produções Técnicas, “o preparo correto de uma reunião deve seguir os seguintes passos: planejamento por escrito, para priorizar o que realmente é importante; previsão de tempo de duração, com hora para início e fim; determinação do local, data e hora; previsão de material de apoio, como salas, mesas, cadeiras e recursos audiovisuais; preparo prévio da pauta dos temas e convocação prévia dos participantes que forem indispensáveis”.
O mais indicado é marcar os encontros para as primeiras horas da manhã. Caso seja necessário reunir-se à tarde, tente não interromper a dinâmica de trabalho. Para Esther Sánchez, professora de direito, da faculdade espanhola ESADE Bussines School, “para que uma pessoa seja produtiva, deve trabalhar de duas horas e meia à três horas seguidas”. Evite marcar reuniões no horário de almoço, isso dá um tom menos formal.
O professor Hélvio, também administrador de empresas, assinala, ainda, como causas do fracasso de uma reunião “a falta de experiência do coordenador; a aceitação de um grupo passivo; a permissão de interrupção por visitas ou telefonemas; a falta ou o não seguimento do planejamento e convocações desnecessárias”.
Para que haja enriquecimento das reuniões, do coordenador, dos participantes e do grupo, é importante haver uma avaliação escrita, feita pelos próprios participantes, ao final de cada uma delas. Essas dão o feedback necessário ao aperfeiçoamento dos coordenadores, bem como apontam eventuais falhas nas estruturas dos encontros.
Este conteúdo pode ser publicado livremente, no todo ou em parte, em qualquer mídia, eletrônica ou impressa, desde que contenha um link remetendo para o site www.cpt.com.br.
Cursos Relacionados
Deixe seu comentário
Informamos que a resposta será publicada o mais breve possível, assim que passar pela moderação.
Obrigado pela sua participação.