Você já parou para calcular quanto tempo gasta com reuniões? Acontece que algumas delas podem ser resolvidas de forma mais prática e rápida do que normalmente são. Para comprovar, pense em quantas decisões tomadas na sua última reunião foram consumadas. Quantas dessas pautas poderiam ter sido discutidas ou solicitadas por meio de e-mails e requisições? Pois é, sua empresa pode estar com a síndrome que os espanhóis estão chamando de “reunionite”.
Reuniões são absolutamente necessárias, pois constituem mecanismos fundamentais para a coordenação de uma empresa, o que não se deve é abusar delas. Alguns diretores as convocam por qualquer motivo e a qualquer hora, sem perceber que isso atrapalha a dinâmica do trabalho. É importante evitar o gasto de tempo indevido. Não convoque uma reunião para comprovar se o que ficou acertado no encontro anterior foi cumprido, por exemplo.
Para o professor Hélvio Tadeu Curry Prazeres, no curso Gestão de Pessoas na Pequena Empresa, elaborado pelo CPT – Centro de Produções Técnicas, “o preparo correto de uma reunião deve seguir os seguintes passos: planejamento por escrito, para priorizar o que realmente é importante; previsão de tempo de duração, com hora para início e fim; determinação do local, data e hora; previsão de material de apoio, como salas, mesas, cadeiras e recursos audiovisuais; preparo prévio da pauta dos temas e convocação prévia dos participantes que forem indispensáveis”.
O mais indicado é marcar os encontros para as primeiras horas da manhã. Caso seja necessário reunir-se à tarde, tente não interromper a dinâmica de trabalho. Para Esther Sánchez, professora de direito, da faculdade espanhola ESADE Bussines School, “para que uma pessoa seja produtiva, deve trabalhar de duas horas e meia à três horas seguidas”. Evite marcar reuniões no horário de almoço, isso dá um tom menos formal.
O professor Hélvio, também administrador de empresas, assinala, ainda, como causas do fracasso de uma reunião “a falta de experiência do coordenador; a aceitação de um grupo passivo; a permissão de interrupção por visitas ou telefonemas; a falta ou o não seguimento do planejamento e convocações desnecessárias”.
Para que haja enriquecimento das reuniões, do coordenador, dos participantes e do grupo, é importante haver uma avaliação escrita, feita pelos próprios participantes, ao final de cada uma delas. Essas dão o feedback necessário ao aperfeiçoamento dos coordenadores, bem como apontam eventuais falhas nas estruturas dos encontros.
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