Um modelo de check list possui diversos itens que são comuns a vários tipos de eventos.
Após a elaboração do planejamento, e tendo em mãos o cadastro dos prestadores de serviços que serão necessários para a realização do evento, é feito um check list, ou seja, uma relação das atividades, com os respectivos responsáveis e os prazos de entrega.
Um modelo de check list possui diversos itens que são comuns a vários tipos de eventos. De acordo com o professor Ms. Antônio Máximo Borba, dentre eles, podemos destacar a definição do núcleo de coordenação central, do tema, da marca e da data; e a contratação do local de realização. “Além desses, a elaboração das programações financeiras e visual; a preparação do material para divulgação, a definição de patrocinadores, bem como a organização dos equipamentos necessários, decoração, eventos sociais, serviços médicos e alimentação são incluídos na lista”, afirma o professor, no curso Planejamento e Organização de Eventos, elaborado pelo CPT – Centro de Produções Técnicas.
A captação de recursos financeiros para a realização dos itens planejados acontece por meio de contribuições privadas ou públicas, inscrições de expositores e participantes, e venda de estandes para exposições. Ao fazer a proposta, o organizador deve demonstrar ao potencial patrocinador as vantagens que o evento trará para o mesmo, divulgando e firmando sua imagem junto ao público-alvo.
Dependendo do tamanho do evento, é necessário trabalhar com uma equipe de coordenadores, que atuarão no momento da execução do projeto. Esse pessoal é dividido em equipes de trabalho, responsáveis por tarefas específicas que fazem parte da realização do acontecimento.
É importante, nessa etapa, utilizar mapas, fichas, cronogramas e programações para coordenar as ações de todos os colaboradores, para que todas as atividades sejam executadas dentro do prazo. Esses instrumentos são úteis, também, para fornecer dados para a confecção do relatório final.
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