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Se você vai trabalhar no setor de compras de uma empresa, a primeira coisa que deve saber é que comprar significa procurar, adquirir e providenciar a entrega e o recebimento de materiais, suprimentos e máquinas necessárias para a manutenção, expansão e funcionamento da empresa, afirma Hélvio Tadeu Cury Prazeres, professor do Curso a Distância CPT Como Administrar Estoque e Almoxarifado, em Livro+DVD e Curso Online.

Ao comprar qualquer produto, deve-se observar algumas características, como:

- Ter a qualidade especificada;
- Ser entregue no prazo pedido;
- Ter um preço justo;
- Ser vendável;
- Ter rápida reposição de estoque (rotatividade);
- Ser entregue na época solicitada;
- Ter preço que possibilite a venda com certa margem de lucro (lucratividade);
- E não gerar reclamações por parte do cliente.

Pode-se ver, conforme as características expostas, a importância de uma administração planejada das compras, pois compra mal feita traz complicações na manutenção, no funcionamento, nas vendas e na expansão da empresa.

O processo de compra envolve provavelmente a atividade mais crítica de uma empresa. À medida que as vendas vão se realizando, os níveis de estoques precisam ser reabastecidos para que novas vendas possam ocorrer. Portanto, o desenvolvimento adequado do ciclo de abastecimento de mercadorias consiste em uma função vital para a expansão de qualquer empresa.

Todas as empresas têm uma função de compras. Por exemplo, em empresas de produção, o departamento de compras adquire matérias-primas e, ou peças, de modo que o departamento de produção possa processá-las até um produto acabado, para que o departamento de marketing realize vendas. No varejo, compradores individuais adquirem roupas, brinquedos, móveis e outros itens dos produtores, para vendê-los para o consumidor final.

As tarefas da área de compras são:

- Identificar fornecedores potenciais;
- Avaliá-los;
- Fazer a cotação de preços;
- Negociar preços e termos de pagamento;
- Fazer os pedidos;
- Fazer o acompanhamento desses pedidos;
- Inspecionar carregamentos que chegam;
- E pagar aos fornecedores.

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Por Silvana Teixeira.