Sem desconsiderar a importância de cada pessoa/profissional que participa da organização, é preciso ressaltar o papel do coordenador como essencial para o sucesso do evento. O coordenador delega muitas responsabilidades ao pessoal que o apoia, mas tem como responsabilidade verificar se todas as atividades planejadas estão sendo realizadas dentro do que foi previsto.
Para exercer esse controle, o coordenador deve elaborar uma lista de todas as atividades que deverão ser realizadas em cada dia do evento (check-list), indicando quem será o responsável pelas mesmas. “Ele deve ter conhecimento de várias técnicas e processos que devem ser combinados para assegurar o sucesso do evento. Além disso, deve saber comunicar-se, fazer-se entender, de forma a se relacionar positivamente com seus parceiros e subordinados”, afirma Antônio Máximo Borba, professor do Curso a Distância CPT Planejamento e Organização de Eventos.
É essencial que tenha a capacidade de encontrar soluções para problemas com rapidez e criatividade. Imprevistos podem surgir, por isso, é preciso ter respostas adequadas para situações inesperadas. No entanto, é preciso evitar o improviso. É necessário fazer um planejamento completo e detalhado do evento, pois a desorganização leva ao caos e ao desperdício de recursos financeiros, materiais e humanos. Para agir corretamente no caso de imprevistos, é preciso prever sempre planos alternativos e planejar com antecedência o que será feito em situações em que as previsões não dão certo.
Para encerrar, o coordenador não pode ser um participante ativo do evento. Ele está ali para trabalhar na montagem e fazer com que tudo dê certo no andamento do evento, e não para participar das discussões que estão se desenrolando. Ele deve ser pontual e estar preparado para chegar cedo e sair tarde.
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Por Silvana Teixeira.
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