Como ser mais produtivo no trabalho? Organize seu tempo!

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Marcos Antônio Barbosa, professor do Curso CPT Gerenciamento de Tempo, destaca que gerenciar o tempo é essencial para se tornar mais produtivo tanto no trabalho quanto na vida pessoal. As pessoas realizadoras que conseguem sucesso são as que tem maiores cuidados na administração de seu tempo, pois elas percebem que o tempo é seu limite.

Em ambientes empresariais, a produtividade deve ser uma das principais características de qualquer colaborador. Contudo, essa habilidade acaba comprometida quando se deixa de lado ações simples. Para reverter esse quadro, a organização do tempo se torna imprescindível. Fique ligado nessas dicas que ajudarão a gerenciar melhor o seu tempo e potencializarão a sua produtividade:

Distrações

Em primeiro lugar, é necessário entender que tudo o que tira o foco da sua atividade principal – suas funções na empresa –, deve ser tratado como uma distração e, por isso, deve ser deixado de lado. Conversas fora de hora com os colegas, assuntos que não estão relacionado com o seu serviço, acesso às redes sociais e ligações de cunho pessoal são alguns exemplos de distratores.

Classificação

Provavelmente, é comum que você receba uma lista diária de tarefas e funções a serem desempenhadas, com prazos determinados e que não podem ser acumuladas. Uma dica para otimizar o seu tempo ao resolvê-las é criar uma lista para classificá-las, entre importantes, urgentes e comuns, por exemplo. Com isso, você consegue organizar melhor seu “to do list” e estabelece uma sequência produtiva.

Espaço

Seu ambiente de trabalho (sua sala, sua mesa, seu computador) também pode prejudicar a sua produtividade se ele não estiver organizado e se ele não for funcional para seu dia a dia. Além disso, tem que ser confortável: livre-se de tudo o que for desnecessário e mantenha a sua volta somente o estritamente necessário, não se esquecendo de reorganizar todo o espaço toda vez que perceber que ele estiver fora de ordem.

Rotina

Semelhante, mas, ao mesmo tempo, diferente do “to do list”, criar uma rotina proporciona maior facilidade para o cumprimento de todas as atividades durante seu expediente de trabalho. Ao chegar à sua mesa, providencie tudo de que você precisa, cheque e-mails, por exemplo, crie sua lista diária de classificação das tarefas e, depois disso, comece a desempenham suas funções.

Agenda

A tradicional agenda ainda não caiu em desuso porque ela ainda serve como facilitadora para a organização pessoal. Você pode dispor de uma agenda de papel ou virtual: o importante é que você registre todos os prazos, reuniões, eventos e outros detalhes que julgar necessário. A partir da observação dela, será possível visualizar mais facilmente suas obrigações e acompanhar seu rendimento diário.

Duração

Ainda que você possua uma lista grande de tarefas a realizar durante o expediente de trabalho, estabeleça um limite de duração para cada uma delas. Ao determinar um prazo, ainda que ele pareça apertado, o empenho no desenvolvimento da tarefa tende a ser melhor, pois trabalha-se mais focado. Logo, definindo todas as durações garante maior eficiência diária.

Quantidade

Apesar de todas essas dicas, tenha cuidado! Um bom funcionário deve sempre evitar acumular diversas tarefas ou tentar criar uma lista com metas quase utópica. Quando você tem muitas tarefas em uma lista, é necessário planejamento para cumpri-las, de forma a evitar que toda essa organização não se torne apenas perda de tempo. Caso você consiga desempenhar todas as funções e sobrar algum tempo, tente adiantar alguma tarefa do dia seguinte.

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Fonte: SBCOACHING – sbcoaching.com.br/blog/
por Renato Rodrigues