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Controle de estoque, saída e entrada em livrarias não informatizadas e informatizadas

O controle de entrada, saída e de estoque de livros deverá ser feito pelo menos uma vez por mês, por meio de conferência física ou de programas computacionais apropriados

Assim que os exemplares chegam à livraria, estes devem ser adicionados em uma ficha de controle.

O controle de entrada e de saída de livros da prateleira deverá ser feito, comparando-se o saldo estabelecido na ficha de controle e o número de livros existentes.

Controle em livrarias não informatizadas

As livrarias não informatizadas precisam estabelecer um controle de estoque que normalmente é feito por meio de preenchimento de ficha de controle.

No cabeçalho desta ficha deverá constar:

→Código do produto;
→Título da obra;
→Nome do autor;
→Código de registro no ISBN;
→Nome da editora;
→Edição;
→Ano de edição;
→Origem;
→Data de entrada.

Para cada título deverá existir uma ficha. Esta deverá estar em um arquivo próximo ao caixa de recebimento e as anotações de saída deverão ser feitas no momento da venda.

O controle de entrada e de saída de livros da prateleira deverá ser feito pelo menos uma vez por mês, por meio de conferência física, comparando-se o saldo estabelecido na ficha de controle e o número de livros existentes na prateleira. Assim, será identificada a quantidade de livros extraviados e a de livros fora da área.

Corrigir as falhas que estão levando ao extravio de livros é importantíssimo para a sobrevivência do empreendimento. Um bom número de livrarias fecham pela falta de controle de saída de livros.

A utilização de sistemas informatizados facilita a realização do controle de estoque.

Em livrarias informatizadas, o controle de entrada, saída e de estoque deverá ser feito por meio de programas computacionais apropriados. 

Controle em livrarias informatizadas

Em livrarias informatizadas, o controle de entrada, saída e de estoque deverá ser feito por meio da utilização de programas computacionais apropriados.

Estes programas, normalmente, requerem, como dados de entrada, as mesmas informações que são registradas nas fichas, quando o controle é feito manualmente.

Nelas são detalhados: a origem do produto, a data do cadastro da mercadoria, o nome completo da obra, o autor, a editora, o número da edição, o código da mercadoria, o número de registro no ISBN e a quantidade adquirida de cada exemplar.

Assim, após o recebimento dos livros e o cadastro destes no programa de controle de estoque, os livros vão para as prateleiras, na área de exposição, onde serão colocados, respeitando-se as seções às quais pertencem (infantil, literatura, agropecuários, autoajuda, religião, informática, entre outros).

No momento em que o cliente for efetuar o pagamento da mercadoria, o número do registro do produto deverá ser digitado no computador do caixa de recebimento, quando, então, será emitido o documento fiscal, e a baixa da mercadoria no estoque será feita automaticamente.

Como vantagem, os sistemas informatizados oferecem, ainda, as facilidades de controlar os descontos para os pagamentos à vista, bem como o parcelamento, no caso de pagamentos a prazo.

Da mesma forma, a utilização de sistemas informatizados facilita a realização do controle de estoque, devendo, para isso, ser previamente estabelecido, para cada mercadoria, qual deverá ser o seu estoque mínimo dentro da livraria.

Todas as vezes que se efetuar uma venda, e a baixa da mercadoria for feita automaticamente, o número de exemplares restantes será informado ao funcionário do caixa. Assim, quando o número mínimo em estoque for atingido, o sistema informará ao funcionário do caixa que o estoque deverá ser reposto, exibindo uma mensagem de alerta.

Dependendo do nível de informatização da livraria, os livros poderão ainda receber um código de barras, para facilitar a consulta de preços, bem como as baixas automáticas no estoque. Neste caso, bastará expor o código de barras a um leitor ótico, para que todas as informações do produto cadastrado sejam apresentadas, dispensando, assim, a digitação do código do produto no sistema.

Além disso, os sistemas informatizados facilitam a realização da contabilidade da livraria, uma vez que permitem a obtenção de relatórios referentes a qualquer período como: diários, semanais, quinzenais, mensais e outros. Dessa forma, torna-se mais fácil analisar o giro de mercadoria e de capital na empresa, podendo efetuar o controle do fluxo de caixa.

Por Andréa Oliveira.

Confira mais sobre pequenas empresas, acessando os Cursos CPT, da área Pequenas Empresas, elaborados pelo Centro de Produções Técnicas.

Entre os cursos, destacam-se:

Curso CPT Como Montar e Gerenciar uma Livraria

Curso CPT Como Montar e Operar uma Cafeteria

Curso CPT Como Montar uma Oficina de Encadernação

Curso CPT Como Montar e Operar uma Oficina de Papel Artesanal

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