O controle de entrada e de saída de livros da prateleira deverá ser feito, comparando-se o saldo estabelecido na ficha de controle e o número de livros existentes.
Controle em livrarias não informatizadas
As livrarias não informatizadas precisam estabelecer um controle de estoque que normalmente é feito por meio de preenchimento de ficha de controle.
No cabeçalho desta ficha deverá constar:
→Código do produto;
→Título da obra;
→Nome do autor;
→Código de registro no ISBN;
→Nome da editora;
→Edição;
→Ano de edição;
→Origem;
→Data de entrada.
Para cada título deverá existir uma ficha. Esta deverá estar em um arquivo próximo ao caixa de recebimento e as anotações de saída deverão ser feitas no momento da venda.
O controle de entrada e de saída de livros da prateleira deverá ser feito pelo menos uma vez por mês, por meio de conferência física, comparando-se o saldo estabelecido na ficha de controle e o número de livros existentes na prateleira. Assim, será identificada a quantidade de livros extraviados e a de livros fora da área.
Corrigir as falhas que estão levando ao extravio de livros é importantíssimo para a sobrevivência do empreendimento. Um bom número de livrarias fecham pela falta de controle de saída de livros.
Em livrarias informatizadas, o controle de entrada, saída e de estoque deverá ser feito por meio de programas computacionais apropriados.
Controle em livrarias informatizadas
Em livrarias informatizadas, o controle de entrada, saída e de estoque deverá ser feito por meio da utilização de programas computacionais apropriados.
Estes programas, normalmente, requerem, como dados de entrada, as mesmas informações que são registradas nas fichas, quando o controle é feito manualmente.
Nelas são detalhados: a origem do produto, a data do cadastro da mercadoria, o nome completo da obra, o autor, a editora, o número da edição, o código da mercadoria, o número de registro no ISBN e a quantidade adquirida de cada exemplar.
Assim, após o recebimento dos livros e o cadastro destes no programa de controle de estoque, os livros vão para as prateleiras, na área de exposição, onde serão colocados, respeitando-se as seções às quais pertencem (infantil, literatura, agropecuários, autoajuda, religião, informática, entre outros).
No momento em que o cliente for efetuar o pagamento da mercadoria, o número do registro do produto deverá ser digitado no computador do caixa de recebimento, quando, então, será emitido o documento fiscal, e a baixa da mercadoria no estoque será feita automaticamente.
Como vantagem, os sistemas informatizados oferecem, ainda, as facilidades de controlar os descontos para os pagamentos à vista, bem como o parcelamento, no caso de pagamentos a prazo.
Da mesma forma, a utilização de sistemas informatizados facilita a realização do controle de estoque, devendo, para isso, ser previamente estabelecido, para cada mercadoria, qual deverá ser o seu estoque mínimo dentro da livraria.
Todas as vezes que se efetuar uma venda, e a baixa da mercadoria for feita automaticamente, o número de exemplares restantes será informado ao funcionário do caixa. Assim, quando o número mínimo em estoque for atingido, o sistema informará ao funcionário do caixa que o estoque deverá ser reposto, exibindo uma mensagem de alerta.
Dependendo do nível de informatização da livraria, os livros poderão ainda receber um código de barras, para facilitar a consulta de preços, bem como as baixas automáticas no estoque. Neste caso, bastará expor o código de barras a um leitor ótico, para que todas as informações do produto cadastrado sejam apresentadas, dispensando, assim, a digitação do código do produto no sistema.
Além disso, os sistemas informatizados facilitam a realização da contabilidade da livraria, uma vez que permitem a obtenção de relatórios referentes a qualquer período como: diários, semanais, quinzenais, mensais e outros. Dessa forma, torna-se mais fácil analisar o giro de mercadoria e de capital na empresa, podendo efetuar o controle do fluxo de caixa.
Por Andréa Oliveira.
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