Vai fazer uma festa? Planeje-a nos mínimos detalhes!

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Se você pretende trabalhar com organização de eventos ou simplesmente fazer uma festa de arromba para seus amigos e familiares, saiba que para ter sucesso nessa atividade uma série de cuidados e atitudes devem ser tomados. “A organização de um evento depende, prioritariamente, do planejamento, e para planejar é essencial reunir todas as informações necessárias para o desenvolvimento do evento”, afirma Antônio Máximo Borba, professor do Curso a Distância CPT Planejamento e Organização de Eventos, em Livro+DVD e Curso Online.

A escolha do local do evento, o planejamento da estrutura, a determinação de regras, a divulgação, a montagem, as tarefas durante o evento são algumas das atividades essenciais de uma empresa ou pessoa que trabalha com eventos. A organização de eventos requer, também, o domínio de uma série de técnicas para que se obtenha sucesso, lucro ou, até mesmo, evitar prejuízos.

Inicialmente, é preciso encontrar um espaço adequado, com relação ao tamanho e à localização, para o acontecimento. Feito isso, deve-se elaborar um projeto, anotando nele todos os detalhes, todas as informações necessárias para que a sua festa seja um sucesso.

Imagine, por exemplo, que você fará uma festa em seu aniversário. Seu projeto deverá ser baseado nas seguintes propostas:

Minha Festa de Aniversário
300 convidados

1- Tema
Escolha o tema que melhor simboliza a fase em que você está vivendo ou realize aquele sonho de criança!

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2- Convites
Devem ser encaminhados com, no mínimo,mínimo 30 dias de antecedência. Você poderá fazê-lo por:
- Via redes sociais, Zap, messenger;
- Impresso (em mãos).

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3- Decoração e Lembrancinhas
Escolhido o tema, esmere-se na decoração de todo o ambiente. Não esqueça de escolher um modelito bem lindo para usar no dia. Se mulher, já marque o salão para arrumar os cabelos, unhas e maquiagem.

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4- Local
Quanto ao local, leve em consideração as seguintes premissas:
- Acomodação segura dos convidados;
- Estacionamento;
- Banheiros;
- Área externa para os fumantes e para alojar os brinquedos infantis;
- Cozinha completa (fogão, geladeira, pia, mesa, equipamentos, vasilhames e acessórios diversos);
- Salão de festa (conjuntos de mesas e cadeiras para os convidados, mesa central e de apoio);
- Iluminação;
- Vidrarias (copos, taças, jarras, pratos grandes e pequenos);
- Talheres (garfos, facas, colheres (grandes, médias e pequenas), pegadores, conchas, escumadeiras;
- Espátula de bolo;
- Bandejas e outros vasilhames de inox;
- Abridor de garrafas;
- Toalhas para as mesa e, se desejar, para as cadeiras.

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5- Mão de obra
Tendo em vista o número de convidados, veja quantos ajudantes serão necessários para a realização de sua festa. São eles: recepcionista(s); garçom(s) e, ou garçonete(s); fotógrafo(s), segurança(s); cozinheiro(s) e ajudante(s);
- de cozinha;
- de salão e banheiros.

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6- Para comer
O que servir e a quantidade também deverá ser calculado de acordo com o número de pessoas que participarão do seu evento. Lembre-se que é muito melhor sobrar que faltar, então, assegure um pouco a mais.
- Salgados (fritos e assados) e sanduichinhos;
- Tira-gosto;
- Mesa de frios;
- Doces, bolo, tortas, bombons, guloseimas, sorvetes;
- Almoço e, ou jantar.

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7- Para beber
Baseie-se na quantidade de participantes do seu evento, dentro das seguintes categorias:
- Adultos (Refrigerante, água, cerveja, vinho, wisky, suco, coquetéis, outros);
- Crianças e idosos (Refrigerante, suco e água).

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8- Entretenimento
Todo evento é um show e nesse show você é a estrela principal. Pense nas seguintes possibilidades para fazer você brilhar nesse dia especial:
- Música ao vivo;
- Dj;
- Vídeos;
- Pista de dança.

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9- Outros
Nunca se sabe o que pode acontecer, não é mesmo? Evite surpresas desagradáveis ou correrias. Assegure-se providenciando os seguintes itens:
- Descartáveis (palitos, copos, guardanapos, pratos, talheres, canudinhos, bandejas, cumbucas para caldos);
- Material de limpeza (vassoura, balde, rodo, bucha, detergente, saco de lixo);
- Toalhas, pano de mão, pano de prato e pano de chão;
- Primeiros socorros (álcool, água oxigenada, bandeide, gaze, esparadrapo);
- Extensão, lâmpadas, velas, fósforo, abridores extras de garrafas, lanternas, pilhas;
- Guarda-chuva;
- Gelo e caixa térmica.

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10- Banheiros
Não coloque toda a organização do seu evento a perder. O banheiro deverá permanecer impecável durante todo o evento. Providencie:
- Papel higiênico;
- Toalhas descartáveis;
- Sabonete;
- Espelhos;
- Lavatório;
- Desinfetante;
- Lixeiras;
- Imprevistos (absorventes, fio dental, agulhas, linhas).

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Atenção:

Evite o desconforto térmico. Caso seu evento aconteça no verão, preocupe-se em dispor pelo salão ventiladores, caso no local não tenha aparelho(s) de ar-condicionado. Além disso, evite o uso excessivo de balões, tecidos e, ou quaisquer outros objetos na decoração que aqueçam o ambiente ou dificultem a circulação do ar.

Nunca é demais ter em mãos:
Telefones da Polícia Militar, SAMU, Corpo de Bombeiros e Hospitais de sua cidade.

Boa Festa!

Aprimore seus conhecimentos sobre o assunto. Leia a(s) matéria(s) a seguir:

- Lei Rouanet: Você já ouviu falar dela? Sabe do que se trata?

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Por Silvana Teixeira.