Planejamento e organização de eventos: um empreendimento de lucro certo e garantido

É importante esclarecer que a organização de um evento é, sobretudo, um trabalho de parceria, onde várias pessoas e, ou empresas trabalham juntas

A realização de eventos é considerada, em todo o mundo, importantíssima para o desenvolvimento do fluxo turístico. Eventos como feiras e congressos têm sido, cada vez mais, alvos de disputas, tornando-se necessário planejamento e preparação cada vez mais detalhados e cuidadosos, para que os eventos e a empresa de eventos se consolidem no mercado.

Para montar uma empresa, além de definir o ramo em que vai atuar, é preciso que o empresário reúna uma série de informações fundamentais, como conhecer o mercado, definir os objetivos que quer atingir e planejar o que vai ser colocado em prática, dentre outros.

A realização de um evento depende do planejamento já que ele é essencial para reunir todas as informações necessárias

“O produtor de eventos, por sua vez, deve-se buscar sempre rapidez na divulgação, promoção e publicidade, de forma que a data e o tema do evento sejam conhecidos com bastante antecedência”, afirma o professor Antônio Máximo Borba, do curso Planejamento e Organização de Eventos, elaborado pelo CPT – Centro de Produções Técnicas.  

No entanto, para que um empreendimento desse porte obtenha sucesso no mercado, é necessário que haja excelência dos serviços prestados e tudo começa com o uso eficaz dos recursos humanos. Sendo assim, é preciso haver uma seleção minuciosa de pessoal, adequada às condições do trabalho, e treinamentos específicos para cada evento a ser realizado, de maneira a reduzir ao máximo a possibilidade de erros e omissões.

A área de eventos passou, nos dias atuais, a constituir um dos principais multiplicadores de negócios na área de serviços, que tem como característica uma dependência essencial dos recursos humanos disponíveis.

Para montar uma empresa é preciso de uma série de informações, como conhecer o mercado, definir os objetivos e planejar o que vai ser colocado em prática

As atividades relacionadas à realização de um evento requerem, portanto, profissionalismo e a atuação de pessoal bem treinado e motivado. Nesse tipo de serviço, não há espaço para o improviso. É preciso fazer o planejamento, definir a infraestrutura necessária, os meios de hospedagem e os serviços a serem realizados, escolher um tema apropriado e verificar a viabilidade do mercado.

O surgimento de especialistas em organização de eventos ocorreu com o aumento do interesse e da demanda por eventos como forma de divulgação cultural ou comercial. A necessidade de contratar especialistas veio com a constatação da inviabilidade para os participantes de planejarem e organizarem seu próprio evento, uma vez que estavam envolvidos em suas próprias atividades (pesquisa, produção artística, criação, dentre outros).

Acompanhando a demanda, surgiram, também, as empresas de produção de eventos. A escolha do local, o planejamento da estrutura, a determinação de regras, a divulgação, a montagem e as tarefas durante acontecimento são algumas das atividades essenciais de uma empresa de eventos.

A realização de um evento depende prioritariamente do planejamento, e para planejar é essencial reunir todas as informações necessárias. A organização requer, também, o domínio de uma série de técnicas, para que se obtenha sucesso e lucro.

Para tal, o organizador, não precisa, em princípio, ter uma formação específica. Pode ser um profissional de qualquer área, desde que devidamente preparado, adquirindo informações e prática na área de eventos.

A área de eventos passou, nos dias atuais, a constituir um dos principais multiplicadores de negócios na área de serviços

O planejamento é essencial para garantir o sucesso do evento, pois permite ganhar tempo nas outras etapas da realização do mesmo, evita o desperdício, permite diminuir os imprevistos e facilita sua resolução quando aparecem, reduz a quantidade de esforço necessário nas outras etapas e permite atingir os objetivos propostos.

Para começar a planejar é necessário responder às seguintes perguntas:

- O quê? - Que tipo de evento deve ser feito para alcançar seu objetivo?
- Para quem? - A quem interessará o evento? Como atingir o público alvo?
- Por quê? - Qual o objetivo a ser alcançado?
- Quem? - Quem vai realizar o evento? Quem serão os parceiros? Quem serão os patrocinadores?
- Quem serão os concorrentes? Quem dará apoio ao evento?
- Como? - Como será feito o evento? Como será feita a divulgação?
- Como será feita a negociação com os parceiros?
- Quando? - Qual a melhor data? Qual o tempo de duração? Quando se iniciarão as inscrições ou a venda de ingressos?
- Onde? - Qual o melhor local para a realização do evento?
- Quanto? - Quanto custará o evento? Qual a estimativa de patrocínio?
- Qual será a arrecadação com as inscrições ou bilheteria? Qual é a estimativa de lucro?

As atividades relacionadas à realização de um evento requerem, portanto, profissionalismo e a atuação de pessoal bem treinado e motivado

É importante esclarecer que a organização de um evento é, sobretudo, um trabalho de parceria, onde várias pessoas e, ou empresas trabalham juntas para atingir seus objetivos. Deve-se considerar os  seguintes participantes dos eventos:
- O organizador;
- O cliente promotor – espera custos financeiros e econômicos baixos, deseja a melhor produção e a melhor técnica possíveis e racionalização do tempo;
- O público participante – tem expectativa de adquirir novos conhecimentos e se atualizar, realizar bons negócios, confraternizar e fazer amizades, obter conforto, bem-estar, a preços razoáveis;
- O núcleo receptor sediante: espera uma ação positiva dos eventos sobre seu mercado turístico;
- O patrocinador – espera como retorno do seu investimento com a divulgação de sua imagem/empresa junto a seus clientes potenciais.

Assim, ao fazer o planejamento de um evento é preciso ter em mente as expectativas dos participantes, de forma a desenvolver atividades que permitam atendê-las.

Conteúdo do planejamento
O planejamento deve conter informações completas e detalhadas sobre os objetivos, tipo de evento, local do evento, data, público, estratégias de comunicação, recursos, orçamento previsto, vendas, transporte de participantes, recepção e serviços prestados aos participantes, hospedagem, atividades socioculturais e de lazer e cronograma de atividades.

A seguir, um detalhamento desses aspectos.

A necessidade de contratar especialistas veio com a constatação da inviabilidade para os participantes de planejarem e organizarem seu próprio evento

- Objetivos
Deve-se indicar o que se pretende alcançar com o evento, de forma clara e precisa, em determinado tempo e como será feita a avaliação dos resultados. Na realização de um evento, há objetivos gerais e específicos. Os objetivos são definidos a partir da escolha do tema do evento.

- Tipo de evento
Deve-se escolher dentre os diversos tipos de eventos o mais adequado para que sejam atingidos os objetivos, atendendo aos anseios dos participantes.

- Local
Refere-se tanto à localização em termos de região e cidade, quanto ao espaço onde será realizado o evento. Na escolha da região e cidade, devem ser consideradas a facilidade de acesso, as atrações turísticas, as condições de hospedagem, a existência de patrocinadores e os custos.

- Espaço
Com relação ao espaço, devem ser consideradas a adequação ao tipo de evento, a capacidade, as condições de acomodação dos participantes, as possibilidades de instalação de serviços auxiliares e de apoio e a realização de eventos paralelos.

- Data
É preciso considerar as condições da região, no que se refere a clima, sazonalidade etc., e também a programação de eventos em nível regional, nacional ou internacional (dependendo da abrangência do evento), para evitar que a data escolhida coincida com a ocorrência de outros eventos da mesma natureza.

- Programa
É a elaboração de material escrito contendo horários, datas, temas e informações sobre as atividades que serão desenvolvidas durante o evento. É necessário fazer uma previsão precisa dos horários e do tempo de duração das atividades.

- Público
São as pessoas a quem se destina o evento. Pode ser classificado como externo, interno ou misto. É importante caracterizar o público, identificando aspectos como escolaridade, situação socioeconômica, faixa etária, sexo etc.

- Realização do evento
Dependendo do tamanho do evento, é necessário que o organizador trabalhe com uma equipe de coordenadores, que atuarão no momento da execução do projeto. Esse pessoal é dividido em equipes de trabalho, responsáveis por tarefas específicas que fazem parte da realização do mesmo.

Num evento, são vários os detalhes que devem ser levados em consideração e que fazem toda a diferença para que seja um sucesso, dentre eles: os tipos de mesa que podem ser montados; os vários arranjos e composição de mesas, dependendo do evento e dos convidados, e a colocação de bandeiras.

A organização requer, também, o domínio de uma série de técnicas, para que se obtenha sucesso e lucro.

Para eventos sociais, como recepção de casamento, baile de formatura, aniversários, bodas, festas de debutantes, dentre outros, é preciso contar com a ajuda de profissionais especializados para fazer o planejamento da montagem e da decoração do local. O profissional deve visitar o local de realização da festa, conhecer suas dimensões e detalhes construtivos, para elaborar o planejamento.


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Por Silvana Teixeira