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Eventos: equipe de trabalho e suas funções

A escolha da equipe depende do porte da empresa e dos tipos de eventos que serão realizados

Atividades como a escolha do local do evento, o planejamento da estrutura, a determinação de regras, a divulgação, a montagem, as tarefas durante o evento são essenciais para que este obtenha sucesso.

Atividades como a escolha do local do evento, o planejamento da estrutura, a determinação de regras, a divulgação, a montagem, as tarefas durante o evento são essenciais para que este obtenha sucesso.
fonte: deviantart

Com o passar dos anos, houve um aumento significativo da demanda por eventos. Isso fez com que surgisse especialistas na organização de eventos, bem como empresas de produção de eventos. Atividades como a escolha do local do evento, o planejamento da estrutura, a determinação de regras, a divulgação, a montagem, as tarefas durante o evento são essenciais para que este obtenha sucesso.

Evento pode ser definido como qualquer acontecimento que desperta interesse especial, como espetáculo, exposição, competição, entre outros, capaz de atrair público e de mobilizar meios de comunicação”, afirma Mestre Antônio Máximo Borba, professor do curso Planejamento e Organização de Eventos, elaborado pelo CPT – Centro de Produções Técnicas.

 

O planejamento do evento é primordial. Além disso, ele requer o domínio de uma série de técnicas para que se obtenha sucesso e lucro. O organizador de eventos, não precisa, em princípio, ter uma formação específica. Pode ser um profissional de qualquer área, desde que devidamente preparado, adquirindo informações e prática na área de eventos.

 

O produtor de eventos deve buscar sempre rapidez na divulgação, promoção e publicidade, de forma que a data e o tema do evento sejam conhecidos com bastante antecedência. As vantagens dos investimentos realizados no segmento de eventos são:

 

- não há dependência de formas de governo;

- a maioria dos tipos de eventos não é atingida em épocas de crise;

- grande parte pode ser realizada em qualquer época do ano;

- captam renda e geram emprego;

- motivam investimentos;

- não sofrem concorrência da tecnologia porque usam a interação humana;

- promovem outros segmentos da economia.

 

Equipe de trabalho

 

A equipe de trabalho de uma agência de eventos é composta por profissionais de nível técnico, de apoio e operadores. No entanto, ela depende do porte da empresa e dos tipos de eventos que serão realizados.

 

Nível técnico

 

São os engenheiros, técnicos de marketing e propaganda, técnicos de som, vídeo e iluminação, entre outros. No entanto, eles não precisam fazer parte do quadro fixo de funcionários da empresa, podendo ser contratados sempre que houver necessidade.

 

Apoio

 

São os carregadores, recepcionistas, garçons, seguranças, pessoal da área médica, auxiliares de serviços gerais, ou seja, todos os profissionais contratados a cada novo evento. Eles devem ser contratados com antecedência de alguns dias para que recebam treinamento e sejam providenciados uniformes.

 

Operadores

 

São os profissionais que trabalham na organização e operação da empresa de eventos. Fazem parte do quadro de funcionários fixos da empresa. São eles: secretárias, recepcionistas, produtores de mídia, pessoal da manutenção, auxiliares de limpeza, entre outros.

 

Funções e atividades dos operadores

 

Assessoria de comunicação e produção de publicidade e mídia

 

- providencia a publicação de notícias sobre a empresa em jornais, revistas e publicações setoriais;

- coleta notícias sobre o setor de eventos para atualização constante e para embasamento de futuros

planejamentos;

- faz pesquisa de mercado para conseguir novos clientes;

- cuida da divulgação de eventos da empresa;

- trabalha junto com o profissional da informática, criando material gráfico e na digitação de textos relativos ao setor.

 

Assistente de vendas

 

- responsável pelas vendas da empresa;

- divulga a empresa e capta eventos e clientes.

 

Auxiliar administrativo e RH

 

- auxilia todas as áreas, podendo haver auxiliares específicos para cada setor;

- substitui seus titulares, quando necessário.

 

Auxiliar em informática

 

- faz a digitação e a composição gráfica de textos.

 

Contatos

 

- fazem a promoção e a venda externa de eventos;

- visitam clientes novos e antigos.

 

Controle e coordenação geral

 

- decide sobre todos os negócios e vendas da empresa.

- faz o controle do caixa, das despesas e das receitas.

 

Mensageiro

 

- faz os pagamentos e recebimentos bancários, entrega e retirada de correspondências no Correio, entrega e recebimento de documentos e correspondências para a empresa e para instituições e empresas externas, cobranças, entre outros.

 

Secretária

 

- secretaria o coordenador geral;

- secretaria as reuniões e faz as atas;

- recebe os visitantes que vêm fazer contato com o gerente e coleta informações para transmiti-las ao chefe, que pode, dessa forma, preparar sua argumentação antes da entrevista.

 

Segurança

 

- faz a segurança na empresa e é responsável pelo planejamento da segurança nos eventos.

 

Recepcionista

 

- recepciona os clientes, convidados, visitantes e fornecedores, é bom que tenha formação na área de recursos humanos.

 

Confira mais informações, acessando os cursos da área Hotelaria.

 

Por Andréa Oliveira

 

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Comentários

Iara Duque Domingues

4 de fev de 2015

Mande informação a respeito do curso de produção de evento, se tem todo em multimídia.

Resposta do Portal Cursos CPT

5 de fev de 2015

Olá, Iara!

Agradecemos sua visita e comentário em nosso site. Nossas consultoras entrarão em contato com mais informações sobre o Curso CPT Planejamento e Organização de Eventos.

Atenciosamente,

Ana Carolina dos Santos

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