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Reunião: como torná-la mais produtiva

As reuniões são necessárias para a tomada de decisões, mas não podem se transformar em perda de tempo

Reunião produtiva - imagem ilustrativa

No dia a dia de empresas e organizações, a única coisa que não falta são as reuniões, importantes para a tomada de muitas decisões. Porém, muitas vezes, colaboradores passam horas nelas e, ainda assim, sentem que “nada aconteceu”. Isso acontece, pois as reuniões são mal conduzidas e acabam tornando-se improdutivas.

Edson Moura, um dos professores do Curso CPT Liderança Gerencial – Como Desenvolver Habilidades em Liderança, explica que bons líderes sabem conduzir as reuniões, para que elas não se tornem perda de tempo ou se transformem em algo extremamente improdutivo e desnecessário.

Você já deve ter escutado: “Essa reunião poderia ter sido um e-mail!”. De fato, algumas reuniões poderiam ser substituídas por alguma recomendação escrita, mas, no geral, são imprescindíveis para o futuro de empresas. Para o segundo caso, apresentamos algumas dicas para tornar reuniões mais produtivas:

Objetivos

O primeiro passo é ter em mente todos os objetivos que você pretende atingir com sua reunião. “O que pretendo resolver? O que deve ser discutido? O que espero ao final dela?” são algumas das perguntas que devem ser feitas a si mesmo para que sua reunião seja guiada de forma mais produtiva.

Pautas

Poucas reuniões são feitas com a intenção de tratar exclusivamente um único assunto. Por isso é necessário otimizar o tempo e aproveitar o momento em que as pessoas estão ali, reunidas, definindo pautas. Faça uma lista com todos os assuntos que serão tratados, e, se possível, passe-a a todos os presentes ao início, para que já tenham em mente tudo o que será discutido.

Tempo

O tempo é um dos principais pontos de cada reunião. Isso porque, às vezes, as pessoas passam muito tempo tratando de assuntos não tão relevantes e acabam deixando outros para trás. Determine um tempo para cada assunto e, caso ele não tenha sido plenamente “resolvido” ao final, avalie a possibilidade de marcar uma nova reunião para isso.

Pessoal

Escolha sempre as pessoas certas para tratar cada assunto proposto. Aquela famosa frase popular de “pessoas erradas no lugar errado” pode acabar prejudicando a produtividade do encontro, pois quantidade não significa qualidade.

Horário

É muito fácil encontrar pessoas que estiveram em uma reunião que começou depois do horário predeterminado. Ao marcar uma reunião, seja pontual. Além da pontualidade para começar, termine-a no horário certo, caso tenha sido predeterminado também.

Pós-reunião

Ao fim, registre tudo o que aconteceu no encontro. Pessoas presentes, horários de início e término, resumo do que foi discutido, das soluções propostas, dos problemas relatados, dentre outras informações pertinentes, para que seja possível acessar esses dados em outras reuniões ou sempre que for necessário.

 


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Fonte: Senior Blog – senior.com.br/blog/
por Renato Rodrigues

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