Para a empresa ganhar um diferencial competitivo no mercado, torna-se essencial a automação dos processos. Além de permitir que os colaboradores tenham mais tempo para desempenhar suas funções, a automatização aumenta a produtividade e melhora o desempenho dos profissionais. Vejamos como automatizar os processos na gestão da empresa:
Com planejamento
Todo gestor deve realizar um bom planejamento, com base nos processos comuns à empresa. Estes devem ser listados para posterior análise. Uma forma de fazer isso é anotando as etapas de rotina, as quais os colaboradores devem realizar conforme suas funções na empresa. Dessa forma, o gestor consegue identificar mais facilmente onde devem ser realizadas melhorias e quais devem ser automatizadas.
Deve ser avaliado como o tempo da equipe de colaboradores pode ser melhor aproveitado com a ajuda da tecnologia, dando prioridade a demandas urgentes. Essas ações devem ser aplicadas especialmente em tarefas repetitivas, que requerem maior atenção e esforço dos colaboradores.
Com mapeamento dos processos
O próximo passo é fazer o mapeamento dos processos que apresentam maior potencial para automatização. Para isso, deve-se:
->Observar se há consultas recorrentes para localizar arquivos;
->Rastrear processos duplicados ou manuais (de forma desnecessária);
->Notar aspectos interrompidos de um processo devido à indisponibilidade do colaborador;
->Identificar atividades que, ao serem finalizadas, indicam o início de outras automaticamente;
->Analisar os documentos distribuídos entre diferentes setores, que demandam integração com o sistema ERP.
Para isso, deve-se considerar o desempenho dos profissionais, o nível de produtividade dos colaboradores, os fluxos de atendimento dos vários canais de comunicação, entre outros fatores impactados diretamente pela automação dos processos.
Com foco nas necessidades do cliente
O passo seguinte é focar nas necessidades do cliente. Para isso, a automação dos processos deve levar a aprimoramentos, que melhoram a experiência de consumo e o grau de satisfação dos clientes. No caso da experiência do cliente, deve-se agregar valor (rápida entrega ou atendimento eficiente) ao produto ou serviço oferecido para que seja beneficiado de tal modo que deseje comprá-lo mais vezes.
Na verdade, a automatização dos processos na gestão da empresa proporciona inúmeras vantagens, desde as melhorias nas atividades cotidianas, até a redução de custos.
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Fonte: mxm.com.br
Por Andréa Oliveira
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