O inventário de mercadorias é imprescindível quando a empresa não mantém controle rigoroso do estoque ou se deseja avaliar se o controle existente é adequado. Sem ele não se pode conhecer o valor do estoque, já que acusa a existência de desvios, perdas ou desperdício de bens, podendo-se, verificada a inexatidão das quantidades acusadas no relatório, proceder à investigação sobre sua causa.
Esse tipo de inventário é feito mensalmente por grupos de materiais, a fim de controlar mais eficazmente os materiais no estoque, e não requer convocação prévia, tornando-se mais rápido, pois os grupos de materiais poderão obedecer à classificação de materiais ABC:
- Quantidade reduzida e valor elevado.
- Quantidade e valores intermediários.
- Quantidade elevada e valor reduzido.
“O inventário é parte integrante no controle de estoque, pois os produtos estocados no almoxarifado são parcela substancial do patrimônio da empresa no ativo circulante, que compõe o capital de giro”, afirma Hélvio Tadeu Cury Prazeres, professor do Curso CPT Como Administrar Estoque e Almoxarifado.
Deve-se realizar o inventário, periodicamente, para evitar:
- Divergências em valor entre o estoque físico e o estoque contábil;
- Divergências entre registros nas Fichas de Controle e as quantidades nas prateleiras;
- Apuração do valor do estoque para efeito de balanço contábil.
Realiza-se o inventário permanente do estoque no final do exercício fiscal da empresa, apurando todas as quantidades existentes, bem como os produtos avariados, sucatas e outros. São inventários que demandam tempo e exigem planejamento.
Os procedimentos listados a seguir facilitam a sua elaboração:
- Convocar as pessoas com antecedência, comunicando local, data, hora;
- Preparar as etiquetas de contagem e definir a primeira e a segunda turma para conferência;
- Limpar e arrumar os produtos estocados e providenciar reparos como troca de lâmpadas queimadas, ventilação no almoxarifado;
- Preparar a documentação de saída e entrada relativa à movimentação de mercadorias, ou seja, fornecedores deverão adiar as entregas dos produtos, os usuários não poderão solicitar material etc. (cut-off);
- Após a contagem final, é feito o ajuste de inventário e posterior análise pelo responsável pela empresa. O objetivo desse mapa é avaliar as distorções físico-financeiras e contábeis da empresa.
Quando a empresa possui controle informatizado do estoque, situação esta desejada, independente do número de itens a administrar, o inventário pode ser feito por categorias, evitando concentração de pessoal e tempo na contagem. Por exemplo, em um supermercado, faz-se o controle de latarias em uma semana e, na seguinte, de massas, e assim por diante.
O importante é que o administrador conscientize-se de que o estoque é um recurso da empresa que, se mal controlado, pode trazer perdas e comprometer o seu caixa.
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Por Silvana Teixeira.
Infográfico Dicas Imperdíveis para Controle de Estoque
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