A organização é um fator primordial em qualquer empresa. Quando se trata da venda de produtos físicos, há, geralmente, um estoque. Esse estoque precisa ser bem organizado e catalogado, para que seja possível ter um controle interno dos produtos. Além disso, o acesso precisa ser organizado e facilitado para quando for necessária a reposição de produtos.
O professor do Curso CPT Como Administrar Estoque e Almoxarifado, Hélvio Tadeu, afirma que os principais aspectos que envolvem a administração de estoques são a gestão de materiais, o controle de estoque, a organização do almoxarifado, a expedição e a operação logística, além das ferramentas utilizadas pela administração financeira para colaborar com o planejamento e controle organizacional.
Primeiro passo
Para iniciar o controle e a organização do estoque, o setor financeiro precisa ter um registro completo do estoque da empresa, o qual deverá ser separado por tipo de mercadoria/ produto.
É preciso que o setor financeiro cumpra com essas três tarefas:
1- Registrar na ficha de estoque a quantidade, o custo unitário e o custo total das mercadorias/produtos vendidos;
2- Confirmar, de maneira periódica, se o saldo apurado na ficha de estoque confere com o estoque físico que há na empresa;
3- Calcular o saldo em quantidade, custo unitário e custo total das mercadorias/produtos que estão em estoque e colocar esse valor na ficha de estoque.
Controlando o estoque
O objetivo do controle de estoque é informar a quantidade de cada item que está disponível dentro da loja, além de calcular o valor desses produtos. As empresas que não realizam um controle eficaz possuem grandes problemas e apresentam “furos de estoque”, o que pode ser facilmente evitado com organização prévia.
Não possuir controle de estoque pode acarretar em muitas consequências negativas para uma empresa, como a impossibilidade de mensurar a necessidade de reposição de produtos, a possibilidade de desvios e o impacto negativo nas vendas.
Confira algumas sugestões simples que podem auxiliar na organização do controle de estoque de sua empresa:
- O controle das entradas e saídas de materiais deve ser obrigatório e cobrado de forma rígida dos funcionários da empresa;
- As entradas e saídas de produtos ou materiais precisam ser anotadas em fichas ou em um sistema informatizado;
- Qualquer saída de estoque precisa ser acompanhada de uma requisição de saída;
- Não se deve permitir a retirada de mercadorias ou materiais por pessoas sem identificação ou não autorizadas a entrar no setor de estoque;
- É preciso que haja conferência de estoque periodicamente. Uma sugestão é implementar o inventário rotativo, um sistema em que são escolhidos alguns itens para serem contados diariamente;
- É preciso que a empresa tenha suas normas de entrada e saída de estoque, e todo o processo de movimentação deve acontecer de acordo com essas normas.
Caso essas recomendações sejam seguidas, o gestor terá informações sobre tudo o que está saindo e entrando no estoque de sua empresa, sendo possível calcular o giro das mercadorias de forma organizada. Manter esse controle será útil em futuras compras da empresa. Além disso, ter controle de estoque garante segurança para a empresa, evitando desvios e garantindo que todos os produtos serão utilizados.
Ficha de estoque
A ficha de estoque possui objetivo de catalogar a entrada e saída de mercadorias do estoque, podendo ser digital ou física. Na ficha devem constar as seguintes informações: código e descrição da mercadoria, unidade de consumo, estoque mínimo, endereço de localização no almoxarifado, data de entrada e/ou saída da mercadoria, quantidade de entrada, saída e saldo da mercadoria e valor do custo médio e anual da mercadoria.
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Fonte: Sebrae – Sebrae.com.br
Por Renato Rodrigues
Infográfico Dicas Imperdíveis para Controle de Estoque
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