Como organizar as informações em uma empresa?

 Utilizando um sistema de informações, certamente em computador. O número de empresas que utilizam sistemas de informação visando à coleta e ao tratamento da informação para tomada de decisões mercadológicas e elaboração de estratégias aumentou consideravelmente com o avanço tecnológico. É a sociedade da informação que emerge, alterando a forma de administrar, passando a informação a ter papel de destaque como força competitiva.

Segundo Hélvio Tadeu Cury Prazeres, do Curso CPT Como Administrar Pequenas Empresas, “Na sociedade da informação, a tecnologia torna-se instrumento de uso intenso, facilitando a comunicação entre as pessoas, utilizando redes que integram os vários setores da empresa”.

Sistemas administrativos surgem como suporte ao controle de processos e planejamento. Recebendo várias denominações ao longo do tempo, os sistemas de informação armazenam hoje não só as informações factuais (tangíveis), mas também as informações intangíveis (dos relacionamentos intrapessoais, por exemplo).

As empresas dispõem, graças ao avanço da tecnologia da informação, de sistemas que facilitam a integração dos seus vários setores. Além disso, coletam, armazenam e processam informações em número cada vez maior, que devem ficar disponíveis à gerência e aos usuários em geral. Informação é um termo que, de certa forma, tem uma definição complexa, e envolve a compreensão do que venha a ser dado, informação e conhecimento. “Informação, além do mais, é um termo que envolve todos os três, além de servir como conexão entre os dados brutos e o conhecimento que se pode obter” (Davenport, 2000:18). Dados são números e fatos brutos, não analisados; informações são dados que foram organizados ou analisados de algum modo significativo (Stonner, 1985:488). Os dados são facilmente estruturados e obtidos por máquinas, enquanto a informação requer análise e algum consenso quanto ao seu significado.

Durante muitos anos, as pessoas faziam referência a dados como informação, e agora se veem obrigadas a falar sobre conhecimento para compreender o que é informação. As diferenças conceituais envolvendo dado, informação e conhecimento, para melhor compreensão de sua aplicação, são:

1- Dado

- Simples observação sobre o estado do mundo.
- Facilmente estruturado.
- Facilmente obtido por máquinas.
- Frequentemente quantificado.
- Facilmente transferível.

2- Informação

- Dados dotados de relevância e propósito.
- Requer unidade de análise.
- Exige consenso em relação ao significado.
- Exige necessariamente a mediação humana.

3- Conhecimento

- Informação valiosa da mente humana. Inclui reflexão, síntese, contexto.
- De difícil estruturação.
- De difícil captura em máquinas.
- Frequentemente tácito.
- De difícil transferência.

Uma tarefa essencial é certificar-se de que os dados estejam apresentados numa forma que sejam capazes de fornecer informação, e disponibilizados na quantidade, na exatidão, no tempo e com a clareza necessária para se transformar em conhecimento no processo administrativo. A informação é fator de diferenciação para as empresas por constituir insumo para a geração do conhecimento, aprendizado, inovação e competitividade. A inovação é um processo interativo envolvendo vários agentes técnicos, econômicos e sociais, que possuem diferentes tipos de informação e conhecimento. Mesmo sendo a empresa o lócus do processo de inovação, a mesma não inova sozinha. As fontes de informações e conhecimentos estão tanto fora como dentro, necessitando de articulação com os demais agentes.

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Por Silvana Teixeira.

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