Marcos Antônio Barbosa, consultor de empresas e professor do Curso CPT Gerenciamento do Tempo, afirma que, ao administrar bem o tempo, torna-se possível realizar mais tarefas e, consequentemente, aumentar a produtividade. E melhor! As atividades passam a ser desenvolvidas, com mais eficiência e qualidade, o que gera melhores resultados para a empresa e facilita a vida do profissional.
Trace metas tangíveis
Antes de tudo, é importante traçar metas tangíveis, que possam ser cumpridas em tempo hábil. Dessa forma, torna-se mais fácil organizar as atividades, por grau de prioridade, dentro do tempo programado para realizá-las. Estas podem ser organizadas diária, semanal ou mensalmente conforme a urgência para serem concluídas.
Enumere as tarefas em uma lista
Outra dica interessante refere-se à enumeração das tarefas em uma lista. Caso contrário, tarefas prioritárias passam despercebidas ou tarefas rotineiras se tornam prioridade. Ao realizar a listagem das tarefas, com o tempo estimado para serem realizadas, é possível terminá-las em tempo hábil e com qualidade.
Organize as tarefas por prioridade
Como já mencionado anteriormente, as tarefas devem ser distribuídas por grau de prioridade, para que o tempo gasto em cada uma delas seja aproveitado, da melhor maneira, e elas sejam realizadas com eficiência. Para isso, organize três grupos de tarefas: rotineiras (realizadas diariamente); importantes (indispensáveis para atingir metas, mas podem ser feitas posteriormente); e urgentes (prioritárias e não podem ser adiadas).
Faça as tarefas em blocos do dia
Normalmente, tarefas mais complexas são executadas com mais eficiência na parte da manhã, quando o profissional está descansado. Nesse sentido, reserve esse tempo para as tarefas prioritárias. Ao saber em qual período do dia você é (ou não) mais produtivo, as atividades são concluídas mais rapidamente. As tarefas podem ser distribuídas, em períodos de uma hora e meia a três horas.
Selecione as tarefas para cada bloco
Com as tarefas enumeradas por grau de prioridade e distribuídas em blocos do dia, você pode dar início às atividades, com mais motivação e sem dar chances à procrastinação. Vale lembrar que novas tarefas podem surgir e você deve reorganizar a sua lista. Outra dica é delegar tarefas a outros profissionais para não se sobrecarregar, principalmente se você for gestor. Com equilíbrio, disciplina e organização, é possível gerenciar bem o tempo e se tornar cada vez mais produtivo.
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Fonte: Aliança Empreendedora
Por Andréa Oliveira
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