Recepcionista - dicas importantes para você se tornar um profissional qualificado

Um dos objetivos da recepcionista é auxiliar na lembrança e na organização dos compromissos diários, o que reflete na dinâmica da empresa

 A recepcionista deve adotar todos os seus compromissos e obrigações, na página correspondente ao dia marcado para aquele compromisso

 A recepcionista deve adotar todos os seus compromissos e obrigações, na página correspondente ao dia marcado para aquele compromisso

Atualmente, onde as mudanças ocorrem a cada instante, o fluxo intenso de informações e a competição são características que influenciam decisivamente na vida das empresas. Sendo assim, a profissionalização (treinamentos, palestras) das recepcionistas torna-se uma ferramenta eficaz para a sobrevivência da empresa dentro do mercado. A qualificação da recepcionista é o ponto de partida de todas as organizações, pois, no momento da recepção, a empresa demonstra do que ela é capaz.

“A recepcionista é uma prestadora de serviços, que exerce papel estratégico dentro da empresa. Reconhecer sua importância e responsabilidade, no processo, possibilita demonstrar ao cliente a qualidade e a excelência da empresa”, afirma a professora Ana Paula Barbosa, do curso Treinamento de Recepcionista, elaborado pelo CPT – Centro de Produções Técnicas.

 

Habilidades de Relacionamento

 

As pessoas difíceis possuem as mais diversas características. Podem ser colegas de trabalho, parentes, vizinhos, clientes, fornecedores, independente de quem sejam, são irritantes, dão trabalho e você não gosta de tratar com elas. Cabe à recepcionista saber lidar com todos eles e é fundamental que conheça algumas regras básicas sobre como conseguir sair bem das situações embaraçosas.

 

- Ouça com atenção;

- Não se irrite! Mantenha controle da situação;

- Seja objetivo. Concentre-se nos fatos;

- Fique calado e deixe que a pessoa descarregue sua ira;

- Durante a explosão de alguém, não a ignore, mostre que está atento, o tempo todo;

- Se você estiver errado, admita, peça desculpas e diga o que vai fazer para corrigir o erro;

- Tente mostrar ao interlocutor que você entende o que ele está sentindo;

- Tenha atitude firme! Coloque suas ideias e opiniões;

- Faça com que o interlocutor participe da busca de uma solução para o problema;

- Faça uma autoavaliação e promova o seu crescimento profissional. Verifique o seu comportamento profissional sempre.

 

Comunicação sem barreiras

 

Existem algumas estratégias, que devemos observar em nossa comunicação, para que os relacionamentos pessoais e profissionais alcancem resultado positivo. Por isso procure sempre desenvolver suas habilidades de comunicação, estando atento aos seguintes fatores:

 

- Clareza: Comunique-se de maneira límpida, fácil de se compreender ;

- Objetividade: Seja fiel ao assunto, evite misturá-lo com suas opiniões pessoais;

- Precisão: Faça da sua mensagem algo exato, não seja vago, indeterminado;

- Emoções: Esteja atento aos seus sentimentos e emoções, pois, quando estamos tensos, o que ouvimos e percebemos parece ser mais ameaçador que quando estamos tranquilos e seguros. As nossas emoções interferem diretamente na interpretação do que foi transmitido;

- Sentido Completo: Verifique se você está transmitindo o assunto por inteiro. Caso contrário, o receptor terá de procurar outras fontes e isto pode produzir consequências ruins para o andamento do seu trabalho;

- Saiba Ouvir: ouça com atenção, procure compreender o significado da mensagem recebida, atingindo o objetivo da comunicação.

 

Planejamento

 

Planejar é decidir, antecipadamente, o que fazer, como fazer, por que, quando, quanto e quem deve fazer. O planejamento é o ponto básico indispensável a toda e qualquer atividade. Facilita a ação, contribui na administração do tempo e redireciona as atividades do cotidiano.

 

- Faça uso de uma agenda. Nela, você vai anotar todos os seus compromissos para uma determinada data. Não confie na memória, anote todos os recados;

- Planeje o seu dia seguinte no final de cada dia. Assim que chegar ao trabalho, consulte a agenda e o arquivo follow-up, para ver quais são as suas obrigações para aquele dia. Verifique se ficou alguma pendência do dia anterior e resolva-a imediatamente. Caso envolva uma terceira pessoa, lembre-a da pendência. Faça uma lista com as prioridades e resolva-as nesta ordem;

- Para ganhar tempo, resolva primeiro o que é importante e urgente.

 

Atenção!

Importante é aquilo que traz consequências. E urgente é quando há uma pressão de tempo para realização daquela tarefa. Por exemplo, um documento a ser entregue é urgente e importante. Já o planejamento para o seu trabalho é importante, mas não tão urgente.

 

Controle

 

Controle é todo sistema desenvolvido para acompanhamento e redirecionamento das atividades específicas. Permite acompanhar os objetivos planejados para os ajustes necessários, se for o caso. O controle inclui, também, a avaliação dos resultados conseguidos.

 

- Em primeiro lugar, tenha sempre em mãos um organograma da empresa com os profissionais de cada cargo. Assim, você saberá exatamente a quem procurar quando tiver de encaminhar alguém ou dar algum recado;

- Mantenha as listas telefônicas internas e externas sempre atualizadas para localizar uma pessoa rapidamente;

- Tenha uma agenda à parte com os telefones e endereços de todos que são ligados à empresa de alguma forma;

- Mantenha atualizados os dados da chefia e de seus familiares. Quando for solicitado, você estará à frente;

- Lembre-se de que o mercado digital está em constante evolução. Portanto, é preciso que você esteja sempre atualizado, fazendo cursos para ficar em dia com as novidades do mercado;

- Tenha controle sobre todas as informações necessárias às pessoas que chegarem à sua recepção. A primeira atitude é saber quem se encontra na empresa para ter controle sobre a informação solicitada.

 

A recepcionista deve comunicar-se de maneira límpida, fácil de se compreender

A recepcionista deve comunicar-se de maneira límpida, fácil de se compreender

Agenda

 

A recepcionista deve saber usar a agenda para auxiliá-la nas suas obrigações diárias. Sua finalidade é auxiliar na lembrança e na organização dos compromissos diários, refletindo na dinâmica da empresa. Anote todos os seus compromissos e obrigações, na página correspondente ao dia marcado para aquele compromisso. Escreva os compromissos na frente do horário marcado para cada um deles. Consulte a agenda todos os dias, no momento em que chegar ao trabalho. Assim, terá tempo de tomar todas as providências necessárias para aquele dia, com antecedência.

 

Confira mais informações, acessando os cursos da área Gestão Empresarial.

 

Por Andréa Oliveira

 

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Comentários

stephany lopes

9 de out de 2017

muito bom as dicas adorei ! (;

Resposta do Portal Cursos CPT

9 de out de 2017

Olá, Stephany.

Agradecemos sua visita e comentário em nosso site. Ficamos felizes que tenha gostado do nosso conteúdo! :)

Atenciosamente,

Renato Rodrigues.

Maria Daiane Lucio Procopio

17 de set de 2017

Adoreii,pois estou concluindo um curso de recepcionista,mas o quanto mais informacoes melhor para aprimorar no conhecimento

Resposta do Portal Cursos CPT

18 de set de 2017

Olá, Maria.

Agradecemos sua visita e comentário em nosso site. Ficamos felizes que tenha gostado do nosso conteúdo.

Atenciosamente,

Renato Rodrigues.

Sara Sulamita Nunes da Silva

29 de mai de 2017

Olá, gostei muito de ler esses conteúdos, são muito interessantes pra mim porque eu estou fazendo o curto de Recepcionista estou com 17 anos e pretendo ter este cargo.

Resposta do Portal Cursos CPT

30 de mai de 2017

Olá Sara,

Agradecemos sua visita e comentário em nosso site. Ficamos felizes que tenha gostado do nosso conteúdo.

Atenciosamente,

Ana Carolina dos Santos

Paulo Kleber Rodrigues

19 de jul de 2016

Olá, gostei de ler seus conteúdos na área de recepcionista, não faço isto mais sou curioso e gosto muito de ler, aprender coisas novas e repartir isto quando possível. Muito obrigado !!

Resposta do Portal Cursos CPT

20 de jul de 2016

Olá Paulo,

Ficamos felizes que tenha gostado do nosso conteúdo.

Atenciosamente,

Ana Carolina dos Santos

Ivone dos santos matos

18 de jul de 2016

Amei mas não tenho experiência quero muito atuar na área de recepção.

Resposta do Portal Cursos CPT

18 de jul de 2016

Olá Ivone,

Agradecemos sua visita e comentário em nosso site. Nossas consultoras entrarão em contato com mais informações sobre o Curso a Distância Treinamento em Reservas e Recepção.

Atenciosamente,

Ana Carolina dos Santos

Vera

15 de jun de 2016

Gostaria de saber se tem uma graduação especifica pra recepcionista. Vera

Resposta do Portal Cursos CPT

16 de jun de 2016

Olá Vera,

Agradecemos sua visita e comentário em nosso site. Nossas consultoras entrarão em contato com mais informações sobre os Cursos CPT.

Atenciosamente,

Ana Carolina dos Santos

FRANCINETE

28 de mar de 2016

Gostaria de adquirir os DVD's

Resposta do Portal Cursos CPT

29 de mar de 2016

Olá Francinete,

Agradecemos sua visita e comentário em nosso site. Nossas consultoras entrarão em contato com mais informações sobre o Curso CPT Treinamento de Seceretária.

Atenciosamente,

Ana Carolina dos Santos

Paula jorge

4 de mar de 2016

Olá! eu só a paula Jorge gostaria de receber algumas dicas de como participar numa reunião

Resposta do Portal Cursos CPT

7 de mar de 2016

Olá Paula,

Agradecemos sua visita e comentário em nosso site. Para mais informações cadastramos seu e-mail para receber nosso boletim informativo.

Atenciosamente,

Ana Carolina dos Santos

Fabricia Schenkel

27 de fev de 2016

Bom dia. Administro uma clínica médica e tenho dificuldade com recepcionistas, são 14 ao total, mas a rotatividade é grande, acho que estou pecando na seleção delas.

Resposta do Portal Cursos CPT

29 de fev de 2016

Olá Fabrícia,

Agradecemos sua visita e comentário em nosso site. O CPT possui o Curso Liderança Gerencial - Como Desenvolver Habilidades em Liderança.

Atenciosamente,

Ana Carolina dos Santos

joyce rocha

21 de jul de 2015

olá, eu trabalho já nesta área e gostaria de saber algo para melhorar o meu desenpenho nessa atividade! obrigada!

Resposta do Portal Cursos CPT

22 de jul de 2015

Olá, Joyce!

Agradecemos sua visita e comentário em nosso site. Para mais informações sobre recepcionista cadastramos seu e-mail para receber nosso boletim informativo.

Atenciosamente,

Ana Carolina dos Santos

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