Profissão secretária - capacite-se e obtenha realização pessoal e profissional

A profissional secretária precisa ser uma assessora com inúmeras funções atenta a um mercado de trabalho bastante competitivo, fazendo um trabalho dinâmico, criativo, propondo soluções simples e eficazes

A secretária precisa estar permanentemente em autotreinamento. Não é apenas em salas de aula, ou cursinhos de inglês que se busca aprender. O cotidiano de uma secretária oferece inúmeras oportunidades, estas encontradas ao se observar as outras pessoas, ao ler, assistir a bons filmes, escutar palestras e debates e ao relacionar-se com outras secretárias. Levando tudo isso em conta, analise sua situação, o seu trabalho, sua posição. Você entenderá que pode ser o que quiser!

Mercado de trabalho

Atualmente, a profissional secretária precisa ser uma assessora com inúmeras funções atenta a um mercado de trabalho bastante competitivo, fazendo um trabalho dinâmico, criativo, propondo soluções simples e eficazes. Da mesma forma, deve atualizar-se quanto às modernas técnicas de arquivamento de dados, afinal, os arquivos físicos estão sendo extintos, mas as informações não. Essa profissional não é mais submisso a tarefas rotineiras e básicas, mas sim, tornou-se polivalente e multiprofissional no exercício da profissão. Dessa forma, acaba assessorando grandes executivos e diretores, desempenhando funções estratégicas dentro da organização, como no planejamento e na execução de tarefas vitais para as empresas.

No entanto, nesse mercado globalizado em que a secretária se insere, é preciso que ela possua um diferencial, além do treinamento constante, ela deve dedicar-se ao estudo de, pelo menos, uma língua estrangeira. Com isso, a secretária bem capacitada irá desempenhar um papel de destaque onde trabalha, proporcionando comodidade e assessorando com sucesso seus superiores. Além de saber comunicar-se em outro idioma, é preciso ter algumas habilidades linguísticas, que são utilizadas na profissão, como a leitura e escrita, já que será da secretária a responsabilidade de preparar palestras, apresentações, conduzir reuniões e transmitir mensagens.

Postura profissional

O cargo que uma secretária ocupa é de fundamental importância para sua empresa. Independente do tamanho, da nacionalidade, dos produtos ou serviços de uma empresa, a secretária terá sempre as mesmas responsabilidades que sua chefia, porém atuando em uma linha hierárquica e funcional diferente. Assim, todo seu comportamento, palavras, postura, a partir do momento em que entra em seu horário de trabalho, não são mais seus, e sim, representam a sua empresa. Por isso, a secretária deve ser uma pessoa:

- Emocionalmente capaz de suportar pressões, sem se descontrolar;
- Atualizada, do ponto de vista cultural, econômico e empresarial;
- Dinâmica, ativa;
- De aparência e postura adequadas ao ambiente de trabalho.

Conheça bem sua ocupação

Leia com atenção todo o serviço, antes de começar a trabalhar e veja se compreende tudo. Caso alguns itens não estejam claros, pergunte. Aproveite momentos ociosos para ler os regulamentos da empresa e mesmo documentos que lhe sejam úteis para ficar mais bem informada. Se você conhecer bem o seu trabalho, sentirá maior segurança para executá-lo com perfeição.

Conheça bem a política da empresa

“Cada empresa possui sua forma de ser. Conheça-a. Você só conseguirá atender o que os outros esperam de você, se tiver conhecimento dos jeitos e normas de sua empresa”, afirma a professora Adriana Mollica, do Curso Profissionalizante de Secretária, elaborado pelo CPT – Centro de Produções Técnicas.

Procure estar sempre interessada e satisfeita no trabalho que faz

Como consequência, você ficará bem informada e atenciosa com os clientes internos e externos, conseguindo atendê-los bem, como eles merecem, e como é necessário em sua função.

Controle suas emoções

Demonstre equilíbrio e autoconfiança. Você só conseguirá demonstrar isso por meio de sua experiência. Quando tiver de enfrentar uma situação nova, não se descontrole, pois este não é o momento de histeria, lágrimas, confusões ou temperamento esquentado. Se você estiver dominada pela tensão, fica difícil pensar com clareza e resolver com eficiência. Neste momento, procure manter-se calma.

Seja amável e gentil

Você deve ser capaz de trabalhar em um ambiente harmônico, sem criar desavenças. Use sempre expressões corteses. Essas expressões lhe serão de grande valia para manter a boa vontade dos colegas e aumentar sua capacidade de cooperação. Esteja sempre pronta a prestar informações corretas, contribuindo, assim, para que os clientes permaneçam satisfeitos com a empresa. Respeite cada indivíduo, não fazendo distinção entre eles. Trate-os sempre bem.

Seja atenciosa

Mostre interesse todas as vezes que alguém lhe dirigir a palavra. Ouça atentamente.

12 regras importantes para utilizar melhor o seu tempo:

1. Despenda o tempo proporcionalmente à importância de cada atividade e objetivo;
2. Tenha sempre claros os objetivos para cada dia, calculando o tempo necessário para cada atividade;
3. Planeje e programe seu dia de trabalho na véspera;
4. Determine os prazos para iniciar e completar cada atividade;
5. Saiba onde está gastando seu tempo, por meio de um registro diário;
6. Verifique seus progressos, comparando o que planejou com o que realizou;
7. Identifique os supérfluos, coisas que provocam pura perda de tempo, sem resultado nenhum;
8. Não seja perfeccionista. Faça as tarefas dentro da qualidade necessária e suficiente;
9. Conte sempre com o inesperado, nunca programe todo o seu tempo;
10. Certifique-se de que você tem todas as informações para realizar seu trabalho. A informação adequada e oportuna poupa tempo;
11. Saiba dizer não, quando necessário;
12. Respeite o tempo dos outros e faca os outros respeitarem você.

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Por Andréa Oliveira