A principal meta do controle de estoques é descobrir e manter o nível ótimo de investimentos em estoque e minimizar os efeitos negativos da acumulação de materiais provenientes de vendas não realizadas, ajudando no ajuste do planejamento de produção e controle de perdas. Para isso, o gestor de produção deve se organizar seguindo os seguintes princípios: quanto comprar ou produzir; em que momento comprar ou produzir; e quais itens do estoque merecem mais atenção.
O controle de estoque é um elemento básico em todas as fases do sistema de desenvolvimento, planejamento e administração de empresas, e uma das grandes vantagens é evitar desvios e roubos. Suas atribuições são: determinar os itens que devem ser controlados; determinar a compra ou a fabricação de material para repor no estoque; manter registros de entradas e saídas de material; inventário de material; identificação e eliminação do estoque de materiais obsoletos e estragados; fornecimento das informações para a alta administração sobre gestão de estoques; e determinar quanto e quando efetuar a reposição.
Atualmente, não há lugar para controles informais nem para a falta de planejamento e organização das atividades empresariais. A cada dia, os mercados tornam-se mais competitivos e dinâmicos, exigindo decisões e respostas rápidas por parte dos empresários. Diante disso, a empresa que deseja ter sucesso no mercado deve estar apta a responder à pergunta: Como tornar a empresa mais competitiva, aumentando o volume de vendas e diminuindo o volume em estoques? O controle informatizado de vendas e estoques é uma das principais ferramentas de que as empresas dispõem para responder a pergunta, para se manter no mercado, de forma saudável, organizada, eficiente, competitiva e com o máximo de economia.
Fazer o controle de estoque de uma padaria, ao contrário do que muitos imaginam, é perfeitamente possível. Para tal, o empresário tem de se organizar e conhecer alguns caminhos básicos para que a contagem seja feita com rigor e eficiência. O resultado é a queda dos desperdícios e, consequentemente, prejuízos na rentabilidade do empreendimento. Fazendo-se uma boa gestão do estoque, verdadeiro ?caixa? da empresa, não há como aumentar os lucros ao final do mês.
Após o recebimento e a conferência da mercadoria, deve-se preencher a ficha de controle de estoque. Devido à dificuldade em manter o perfeito sincronismo entre o fornecimento e a demanda dos produtos em estoque, haverá necessidade de se fazer um planejamento, ou seja, a partir da incerteza, quanto à quantidade e à data de utilização dos materiais, surgirá a média de dados passados, de parâmetros para, com base neles, projetar a quantidade de produtos a comprar, para serem consumidos no futuro.
As livrarias não informatizadas precisam estabelecer um controle de estoque que normalmente é feito por meio de preenchimento de ficha de controle. Já em livrarias informatizadas, o controle de entrada, saída e de estoque deverá ser feito por meio da utilização de programas computacionais apropriados. Estes programas, normalmente, requerem, como dados de entrada, as mesmas informações que são registradas nas fichas, quando o controle é feito manualmente, ou seja: a origem do produto, a data do cadastro da mercadoria, o nome completo da obra, o autor, a editora, o número da edição, o código da mercadoria, o número de registro no ISBN e a quantidade adquirida de cada exemplar.
Existem vários tipos de estoque: os estoques para produção, que são matéria-prima e/ou componentes que integram o produto final; os estoques para manutenção, reparo e operação, que englobam materiais destinados à continuidade do processo produtivo/comercial da empresa e não integram o produto final; os estoques de produtos semiacabados, que contêm materiais em processo de fabricação; entre outros, como os estoques de produtos acabados, produtos líquidos e produtos secos.
Em uma livraria, o sistema de organização e métodos, a coordenação e a objetividade do controle da entrada e saída de livros, bem como o controle de estoque são fundamentais para um eficiente e estratégico atendimento ao cliente. Mesmo em uma pequena empresa, um setor de controle deve ser estabelecido, utilizando-se métodos que garantam informações precisas e atualizadas sobre estoques. Basta proceder ao cadastramento dos livros e à codificação dos exemplares, o que facilitará o andamento da loja, promovendo o sucesso do empreendedor.
O inventário de mercadorias é imprescindível, quando a empresa não mantém controle rigoroso do estoque, ou se deseja avaliar se o controle existente é adequado. Sem ele não se pode conhecer o valor do estoque.
A organização é um fator primordial em qualquer empresa. Quando se trata da venda de produtos físicos, há, geralmente, um estoque. Esse estoque precisa ser bem organizado e catalogado, para que seja possível ter um controle interno dos produtos. Além disso, o acesso precisa ser organizado e facilitado para quando for necessária a reposição de produtos.
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