Vai trabalhar em consultório odontológico? Acerte nos agendamentos!

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A organização administrativa do consultório odontológico é um dos mais importantes fatores de sucesso do empreendimento, afirma Carolina Wolff Schwambach Gomide, professora do Curso CPT Capacitação de Auxiliar de Consultório Dentário.

A participação do Auxiliar de Consultório Dentário (ACD) pode ser decisiva, pois é esse profissional que assumirá a responsabilidade por etapas importantes, em relação à organização do consultório, como o gerenciamento da agenda, organização e controle da documentação, controle de estoque, controle financeiro, entre outros.

Como deverá ser feio o gerenciamento da agenda?

A agenda é peça-chave nos trabalhos a serem desenvolvidos em um consultório odontológico. Isso porque os serviços prestados aos pacientes ocorrerão em dia e horários marcados, ou melhor, agendados. Vale dizer que o gerenciamento da agenda de um consultório odontológico deve ser feito pelo ACD.

Gerenciar significa planejar as atividades para que possam ser executadas de forma organizada e eficiente, visando a maior facilidade na realização do trabalho. Assim, quando se fala de gerenciamento da agenda de um consultório odontológico, significa dizer que esse processo consiste em colocar no papel (na agenda) tudo o que deverá ser feito no consultório odontológico, em datas e horários preestabelecidos. Isso inclui, por exemplo, a marcação dos pacientes que deverão ser atendidos; os dias e horários disponíveis para serem marcadas (agendadas) consultas para os pacientes; data de envio e previsão de recebimento de material para laboratório protético; datas em que pacientes deverão efetuar pagamentos (pagamentos parcelados, por exemplo); compromissos do cirurgião-dentista; entre outros.

Tudo deve ser feito visando a uma programação adequada dos trabalhos a serem realizados na prestação de serviços aos pacientes. Com isso, consegue-se maior organização no atendimento e também maior eficiência na prestação de serviços.

Existem algumas recomendações básicas que serão muito úteis ao ACD, visando a um gerenciamento eficiente da agenda do consultório. São elas:

- Estime corretamente o tempo necessário de consulta para cada paciente, em função do serviço que será feito.
- Antes de disponibilizar um horário ao paciente, verifique se o seu serviço poderá ser feito no intervalo de tempo disponível na agenda.
- Verifique, em função da urgência de um paciente, se o seu horário não for suficiente, qual a possibilidade de ligar para o próximo paciente e adiar um pouco a sua consulta. Lembre-se sempre de que, muitas vezes, o paciente de hoje à tarde, por exemplo, pode ter disponibilidade de tempo para amanhã de manhã, sem nenhum prejuízo para ambas as partes.
- Lembre-se de que é importante deixar um intervalo de tempo entre uma consulta e outra para compensar eventuais atrasos.
- Agende consultas para fazer orçamentos.
- Não agende pacientes desconhecidos para o início ou final do expediente, por uma questão de segurança. Lembre-se de que, nesses horários você poderá estar sozinho (ou sozinha) no consultório odontológico.
- Agende outros compromissos do cirurgião-dentista, como, por exemplo: levar o carro para revisão; comparecer à agência bancária; participar de reunião de condomínio do edifício onde está localizado o seu consultório; entre outros.

Aprimore seus conhecimentos sobre o assunto. Leia a(s) matéria(s) a seguir:

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Por Silvana Teixeira.