Regras de conduta e boas maneiras são fundamentais às recepcionistas

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Quando o recepcionista apresenta um conjunto harmonioso de boas maneiras, bons costumes, boas atitudes, gestos próprios, palavras certas, tom de voz adequado, além da fisionomia e traje corretos, isso facilita as relações humanas, tornando-as mais agradáveis e simpáticas.

"Melhora o relacionamento em todos os níveis", afirma Ana Paula Barbosa, professora do Curso CPT Treinamento de Recepcionista. Veja abaixo algumas regras de conduta e boas maneiras que todo profissional, seja ele recepcionista ou não, deve seguir:

- O cumprimento é obrigatório tanto ao chegar quanto ao sair do seu local de trabalho. Um “bom dia” dito num tom agradável e atencioso é mais do que suficiente para começar um bom dia de trabalho. Peça aos colegas notícias de suas famílias mas evite as questões indiscretas.

- Se for falar ao seu patrão, peça licença antes de entrar na sala e mantenha-se de pé enquanto fala com ele.

- Caso seja necessário faltar, explique-se corretamente com o seu superior. Não minta e não fique falando de problemas pessoais na sua empresa. Lembre-se: a vida no escritório e a sua vida privada nada têm em comum.

- Não impeça os outros de trabalhar para contar o filme a que assistiu ou os seus projetos para o fim de semana.

- Se alguém muito superior ao seu cargo lhe dirigir a palavra para uma ordem ou recomendação, fique de pé para ouvir se não tiver uma cadeira para lhe oferecer.

- Mesmo que você seja íntimo do seu patrão, não o trate com intimidade no trabalho.

- Não adquira o hábito desagradável de reclamar por tudo ou por nada e não discuta as ordens recebidas.

- Mantenha a postura ereta quando sentada em sua cadeira de trabalho. Além de proporcionar boa saúde para sua coluna, faz com que fique elegante. Uma postura correta transmite harmonia, elegância e saúde. A boa postura é essencial para o bom funcionamento dos órgãos, evitando o aparecimento de deformidades e propiciando melhor circulação sanguínea.

- Mantenha o seu lugar de trabalho limpo e organizado. Isso também faz parte da boa educação e, com certeza, será percebido por todos.

- Seja prestativo, com todos, na sua empresa. Seja generoso. Nunca sugira que só está fazendo o favor para obter retribuição.

- Quando for pedir ajuda a alguém, faça-o de tal maneira que a pessoa não se sinta obrigada a lhe ajudar. Quando um colega lhe ajudar e você não puder retribuir imediatamente, agradeça o favor com um pequeno presente, um almoço, um livro, um objeto de mesa ou uma caixa de bombons.

- Procure guardar a data do aniversário dos seus colegas de trabalho e dos seus superiores. É sempre elegante enviar um cartão de felicitações nesse dia.

- Quando conversar com alguém, procure olhá-lo nos olhos. Quando você olha, transmite segurança e atenção.

- Quando falamos, geralmente, usamos gestos para acompanhar a fala. Procure não usar gestos exagerados.

- Procure manter a fisionomia sempre serena e sorria sempre. Isso é contagiante. Mantenha o autocontrole emocional e não se irrite. Um recepcionista temperamental não tem lugar em nenhuma empresa.

- Cultive sempre a paciência. A pessoa paciente tem inteligência emocional. Você ficará sabendo que é paciente quando uma pessoa lhe fizer uma mesma pergunta várias vezes, e, na última, você lhe responder com o mesmo tom de voz da primeira vez.

- Quando falar com alguém, preocupe-se com o seu tom de voz. Nunca fale alto demais ou baixo demais que dificulte que os outros lhe ouçam. Também não fale rápido ou devagar demais.

- Quando falar ao telefone, antes de retirar o fone do gancho, respire fundo, sorria e não permita que o seu tom de voz deixe passar nenhuma emoção negativa.

- Ao telefone, não remeta o cliente de uma seção para a outra só porque decidiu que ele é um chato. Tente sentir como a outra pessoa se sente em determinadas situações para compreendê-la, antes de tomar qualquer atitude.

- A linguagem usada deve ser respeitosa e simples. Não use palavras em outras línguas quando tiver alguém que não as entenda. Não use gírias ou palavrões.

- Use sempre por favor, bom dia, boa tarde e boa noite, com licença, obrigada e desculpe-me.

- Seja objetivo nas conversas com clientes e colegas de trabalho.

- Fumar faz mal a saúde. No entanto, se você fuma, não pode, em hipótese alguma, incomodar os outros. Não fume na presença de clientes e jamais jogue cinzas no chão, em pires ou em copos. Fume em um local afastado, no seu horário de folga.

- Seja sempre amável e gentil. Esteja sempre pronto a dar informações corretas. Respeite cada indivíduo como eles são. Não faça distinção entre os seus colegas ou clientes. Mostre interesse sempre que alguém lhe dirigir a palavra.

- Deixe todos os problemas pessoais em casa. Nada pode interferir na qualidade do seu trabalho.

- A higiene corporal é de grande importância pois transmite um aspecto saudável e cuidadoso.

- O vestuário é o símbolo externo da nossa elegância, refletindo nossa personalidade e influenciando nos contatos pessoais e profissionais. O traje deve ser confortável, bem cuidado e que se tenha bom senso ao usá-lo. Uso de uniforme é ideal, pois transmite imagem de organização e cuidado da empresa.

- Existe também elegância on-line. Em primeiro lugar, responda todos os e-mails e não perturbe os outros com correntes de piadinhas.

- Nunca deixe visível a lista de pessoas para as quais você enviou uma mensagem.

- Evite saudações pomposas como ilustríssimo senhor. Utilize Sr. ou Sra.

- Preencha sempre o campo assunto (subject) e mande mensagens curtas.

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Por Silvana Teixeira.