A falta de administração do tempo em reuniões gera desorganização, prolixidade, falta de concisão, além do esgotamento de seus participantes. Por isso, escolhemos algumas dicas simples, mas eficazes, que tornarão a reunião bastante produtiva e objetiva.
1. Escolha o local adequado e, principalmente, mais próximo dos participantes da reunião.
2. Inicie e termine a reunião na hora marcada.
3. Evite interrupções. Se alguém precisar interromper, que seja discretamente, utilizando um papel com a mensagem.
4. Chame os participantes pelo nome.
5. Só um participante deve falar por vez. Passe a palavra para o participante que estiver à direita. Deve ser estabelecido o tempo máximo para cada um se expressar.
6. Lembre a importância de ouvir os outros, sem interromper. Anote sua opinião em um papel para falar quando lhe for dada a palavra.
7. A reunião deve ter, no máximo, duas horas. Se precisar de três horas, faça um intervalo de dez a trinta minutos.
8. Se não obtiver consenso imediato, obtenha concordâncias parciais. Se ocorrerem grandes impasses, mude para outros assuntos e retorne ao assunto quando os ânimos se acalmarem.
9. O coordenador deve ter cuidado para não permitir que algumas características comportamentais como: o tagarela, o calado, o ranzinza ou o apoiador se manifestem além do limite suportável.
10. O coordenador, assim como todos os participantes, deve evitar julgamentos de valor. Deve-se iniciar a reunião citando fatos e informações, evitando opiniões de valores pessoais,
Por Andréa Oliveira.
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