Reunião de mesa: aprenda a coordenar a sua

A comunicação em reunião de mesa, geralmente, envolve uma participação maior do público frente à exposição ou direção de um coordenador. Portanto, não somente este deve se preparar para sua apresentação, como todos os participantes da reunião. Em uma grande e organizada mesa de reunião, seja ela oval ou retangular, existem três tipos de pessoas que são observadas: o coordenador, o redator da ata e os participantes.

Segundo Eduardo Cândido do Nascimento Júnior, professor do Curso a Distância CPT Como falar em público, “O coordenador deve se sentar na ponta da mesa, pois isso facilitará a visualização de todos os participantes. Já o redator da ata costuma se sentar próximo ao coordenador da reunião e os demais participantes ocuparão os lugares restantes da mesa”.

I- O coordenador da reunião

Para que uma reunião seja organizada e produtiva, ela deve ser preparada com antecedência e isso requer que todos os participantes recebam, também com antecedência, a “agenda da reunião” contendo: local, horário de início e término, quem será o coordenador, os nomes dos participantes (fixos e flutuantes) e a pauta com os horários destinados a cada assunto. Essa agenda é sempre elaborada pelo coordenador. As regras do “jogo” comunicativo que se iniciará devem ser apresentadas com clareza pelo coordenador. São elas:

- Os assuntos da pauta serão comentados pelo coordenador e quem quiser expor sua opinião deverá solicitar a palavra;

- Quem quiser falar deverá se esforçar para ser objetivo, claro e sintético, devolvendo a palavra para o coordenador, que a passará para o próximo que a solicitou;

- Assuntos alheios à pauta da reunião serão discutidos em outra oportunidade, ficando assim em um tópico que pode se chamar “Estacionamento”, para serem contemplados em outra reunião;

- Todos são responsáveis por fazer com que a reunião termine no horário estipulado na “agenda da reunião”, e isso requer falas rápidas e objetivas.

II- O redator da ata
A ata da reunião pode ser escrita em três formatos:

- Contendo as decisões surgidas de cada assunto da pauta;
- Baseada na fala de cada um dos presentes;
- Mista.

A primeira forma de redigir a ata é menos trabalhosa, pois o redator irá escutar a discussão acerca de cada tópico da pauta e, após a decisão final do conjunto, a registrará. Já na “ata de falas”, o redator terá de registrar a fala de cada um dos participantes e tentar ser o mais fiel possível nesse registro. A “ata mista” conterá, além das decisões, algumas falas que o coordenador julgar importante constar em ata. Antes do término oficial da reunião, a ata deve ser lida, impressa e assinada por todos os presentes. Os ausentes serão também mencionados no cabeçalho da ata com suas respectivas justificativas, caso ocorram.

III- O participante da reunião

Uma vez recebida a agenda convocando para a reunião, convém confirmar esse recebimento e a presença ou não na reunião. Caso não for comparecer, o participante deverá justificar nesse, momento, sua ausência, mencionando o motivo com discrição e tato.

Como se comportar em uma reunião de mesa

Durante a reunião, fique atento ao seu comportamento: olhe para quem fala, deixe seus contatos virtuais e relatórios para depois. Se quiser falar, peça a palavra levantando o indicador e aguarde a autorização do coordenador da reunião para iniciar a exposição. Para não esquecer o que se quer falar, um recurso é anotar em tópicos o que planejou desenvolver e ir consultando essas anotações no decorrer do uso da palavra. Aprenda a concluir a fala olhando para o coordenador da reunião, devolvendo-lhe a palavra. Seja objetivo e sintético, os ouvintes agradecem! Outros dois detalhes que colaboram com a reunião:

- Evite ficar balançando, batendo ou tremendo as pernas embaixo da mesa. Esse comportamento tira a atenção dos ouvintes e dá a impressão de que se está ansioso ou com pressa para que a reunião acabe logo;

- Se for se sentar em uma cadeira giratória, não fique balançando de um lado para o outro. Colabore com a concentração de todos durante a reunião. Esses “tiques” corporais podem ter relação com o fato de estar concentrado na atividade, porém eles tiram a concentração dos demais. Então, convém evitá-los. Em uma reunião, seja você coordenador, redator da ata ou participante, abstenha-se de fazer coisas não relacionadas com a reunião que está sendo realizada. Evite ficar entrando e saindo da sala para atender telefonemas. Respeite o momento e concentre-se na reunião.


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Por Silvana Teixeira.

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