Como planejar o tempo para produzir mais e melhor?

Planejamento semanal, esta é a resposta para aqueles que pretendem produzir mais e melhor em suas atividades diárias. Independente da profissão exercida, é fundamental que o profissional se organize de tal forma que consiga visualizar todos os compromissos da semana e, ainda, antecipar outros possíveis acontecimentos, já traçando estratégias e se preparando para cumpri-los, sem perda de tempo.

A administração do tempo é uma arte que deve ser aprendida e praticada assim como aprendemos e praticamos outras artes, como cerâmica, pintura, dança, esportes, línguas, músicas, e outras. Tudo o que se faz exige e consome tempo: ler um livro, assistir a um filme, participar de uma reunião, digitar uma carta, pensar, conversar, caminhar, almoçar, dormir e até mesmo não fazer nada.  Segundo Marcos Antônio Barbosa, professor do Curso a Distância CPT Gerenciamento do Tempo, “O tempo é o recurso mais precioso que temos. Ele não pode ser poupado, recuperado, expandido: só pode ser usado. O resultado do recurso do tempo depende de quão bem ele é usado. Não há maneira de poupá-lo, só há maneira de gastá-lo melhor. E se você não souber administrar seu tempo, nada mais lhe será possível administrar”.

Antevendo suas atividades, o profissional poderá, se for o caso, decidir a qual dará maior prioridade em um determinado momento, deixando em segundo plano aqueles que podem ser resolvidos depois, desde que dentro do planejamento semanal. Em geral, as pessoas mais realizadoras são as que têm maiores cuidados e preocupações com o tempo, pois ela percebem que o tempo é seu limite. Administrar bem o tempo não significa trabalhar mais arduamente. Significa trabalhar mais inteligentemente para a realização de atividades importantes.

Mas, como deve ser feito um planejamento de tempo em função das atividades? A resposta a esta pergunta é simples: uma programação nada mais é que a organização do tempo disponível. Nunca haverá tempo suficiente para realizar todas as coisas. O principio básico da programação é organizar e executar de acordo com prioridades. Neste caso, pergunte-se (e responda): “Como usar o meu tempo amanhã”?

Planejamento metódico de como usar o tempo permite executar as coisas de forma tranquila, segura, com qualidade, visão, perspectiva e controle. Reserve um tempo para o planejamento diário, e algum tempo para avaliar os resultados. Ao programar seu dia além do tempo para reuniões ou compromissos, programe suas atividades de trabalho individual e suas atividades pessoais. Deixe um tempo, em torno de vinte por cento, para as tarefas não programadas. Planeje, também, suas horas de inacessibilidade para criar, antecipar e se preparar para o futuro. É importante que programe as atividades relacionadas à missão e aos objetivos - metas. O planejamento semanal é ideal para prevermos crise e também curto o bastante para prepararmos planos válidos.

E se eu deixar para depois, para a semana seguinte, algumas das atividades anteriormente precistas? Se você deixar para depois, ou seja, se você “empurrar” para outro dia seus compromissos, saiba que estará cometendo um erro inaceitável para quem visa produção e qualidade. Esta forma de adiar é denominada procrastinação que, quase sempre, tem um custo alto, pois só nos cria mais problemas, mais trabalho, tornando-se um dos maiores desperdiçadores de tempo.

Alguns prejuízos causados pela procrastinação:

- Perder um cliente por demorar a dar uma resposta.
- Quebrar uma máquina por adiar manutenção.
- Ver seu concorrente passar na frente, porque adiou o lançamento de um produto ou serviço.
- Perder oportunidades na vida, porque adiou coisas importantes.

Quais são os benefícios da prática da administração do tempo e das atividades semanais?

Estas são muitos:

1. Desenvolve uma perspectiva real do que a vida oferece e como pode ser vivida.
2. Permite aproveitar mais a vida e senti-la positivamente.
3. Possibilita maior domínio e controle do trabalho.
4. Evita tensão interna e diminui as tensões externas.
5. Proporciona mais segurança e objetividade no trabalho, no nosso relacionamento e na comunicação.
6. Aumenta o nosso tempo produtivo: Fazer mais com menos.
7. Melhora a quantidade e qualidade dos resultados obtidos: mais eficazes.
8. Mantém o equilíbrio entre a nossa vida pessoal, profissional e familiar.
9. Torna o dia mais rentável.
10. Aumenta sua eficiência e eficácia.

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Por Silvana Teixeira.
Fonte: Administradores.com

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