Quero trabalhar com a realização de eventos. O que fazer?

Dependendo do tamanho do evento, é necessário que o organizador trabalhe com uma equipe de coordenadores para a execução de tarefas específicas do processo

Quero trabalhar com a realização de eventos. O que fazer?   Artigos Cursos CPT
 

Dependendo do tamanho do evento, é necessário que o organizador trabalhe com uma equipe de coordenadores, que atuarão no momento da execução do projeto. Esse pessoal é dividido em equipes de trabalho, responsáveis por tarefas específicas que fazem parte da realização do evento.

Segundo Antônio Máximo Borba, professor do Curso a Distância CPT Planejamento e Organização de Eventos, em Livro+DVD e Curso Online, “Inicialmente, é preciso nomear o coordenador geral do evento, para supervisionar o trabalho das equipes. O coordenador deve ser uma pessoa organizada, ter facilidade de expressão e estar preparado para solucionar imprevistos, tomar decisões e relacionar-se com diversos tipos de pessoas”.

O coordenador geral, junto com outros participantes, convida integrantes para compor as equipes de trabalho ou comissões. Estas serão responsáveis por tarefas específicas do planejamento. Assim, cabe a cada comissão cuidar de um conjunto de tarefas que lhe foram designadas. É importante, na etapa de realização do evento, utilizar mapas, fichas, cronogramas e programações para coordenar as ações de todo o pessoal que trabalha no evento, para que todas as atividades sejam executadas, dentro do prazo. Esses instrumentos são úteis, também, para fornecer dados para a confecção do relatório final do evento.

Comissões ou equipes de trabalho


Realização de Eventos: comissões de trabalho   Artigos Cursos CPT


1- Comissão executiva

Trabalha junto com as outras comissões; controla datas e horários; controla locais reservados; analisa as características dos locais reservados, de acordo com as necessidades; determina adaptações nos locais reservados; contrata serviços necessários; fiscaliza o funcionamento dos serviços disponíveis; providencia serviços especiais para participantes, como tradução simultânea, por exemplo; administra os serviços de secretaria: pessoal, telefone, fax, copiadora, computadores etc.; e administra concessão de serviços: agências de viagens, transporte, fotografias, lanchonetes, som, banco oficial entre outros.

2- Comissão de finanças

Controla orçamentos; elabora e mantém planilhas de custos; decide sobre aspectos econômicos; e estima custos financeiros de instalação e manutenção. Subdivide-se ainda em outra categoria, que é a Subcomissão de fiscalização, cuja função é estabelecer política de crédito e cheques; estabelecer política de reembolsos: quem recebe, quem autoriza pagamentos, quem assina cheques; e controlar entradas e saídas, de acordo com o orçamento.

3- Comissão de cerimonial e protocolo

Faz cumprir as normas do protocolo durante o evento. Estas normas são estabelecidas por legislação (Decreto no70.274, de março de 1972). Dentre elas, destacam-se as precedências entre as autoridades públicas e as personalidades; orienta a colocação das bandeiras, a ordem dos pronunciamentos, a organização das mesas diretivas; e colabora com todas as outras comissões, para que não ocorram constrangimentos durante o evento.

4- Comissão de marketing

Define o mercado a ser atingido; define as ações para a identificação do evento, divulgação e fixação da imagem e da marca do evento; e define ações de marketing. A comissão de marketing é dividida em quatro subcomissões que são responsáveis pela execução das atividades específicas. São elas:

- Subcomissão de imprensa: atende aos representantes dos veículos de comunicação; envia informações aos veículos de comunicação; mantém uma sala de imprensa nos locais apropriados; organiza entrevistas com a imprensa, com os organizadores e com os participantes; coordena entrevistas coletivas; e coordena serviço de reportagem fotográfica.

- Subcomissão de relações públicas: estabelece a imagem do evento, por meio de visitas a autoridades, aos órgãos de imprensa e a formadores de opinião; indica personalidades a serem convidadas e, ou homenageadas; cria eventos complementares; mantém comunicação com entidades e organismos; distribui material impresso; divulga o evento em todos os meios, exceto na imprensa; colabora com a comissão de recepção e hospitalidade; colabora com a equipe de cerimonial e protocolo; coleta material para fazer o relatório final e os anais; e coordena ações pré e pós-evento.

- Subcomissão de promoção: recebe informações sobre o evento de outras comissões; obtém cópias de todos os discursos; mantém registro de todas as informações; realiza campanha com o público-alvo; comparece a outros eventos, como estratégia de promoção; e realiza encontros promocionais.

- Subcomissão de publicidade: coordena a publicidade; elabora material impresso: mala direta, crachás, convites, programa, pastas; coordena elaboração de material audiovisual/informática; e mantém endereço eletrônico e site na internet.

5- Comissão de hospedagem


Assegura alojamento para todos os participantes em estabelecimentos de hospedagem que atendam às necessidades; obtém informação sobre os hotéis selecionados; reserva unidades habitacionais extras para participantes de última hora; fornece ao hotel sede do evento informações a respeito da chegada do grupo, despesas que serão pagas pelos participantes e despesas que serão pagas pelos organizadores.

6- Comissão de vendas


Coordena a venda de espaços, a obtenção de patrocínios, subvenções, auxílios e permutas.

7- Comissão de exposição


Elabora material com informação sobre espaços, layout e preços de áreas disponíveis; fornece à subcomissão de publicidade e à comissão de vendas listas com nomes dos expositores em potencial;
coordena serviços na área de exposição, como: decoração, eletricidade, abastecimento de água, carpinteiros, pintores, cartazistas e material de apoio, incluindo radiofonia e informática; determina quais serviços estão inclusos nos valores da reserva de espaço e quais são de responsabilidade dos expositores; consulta a comissão de segurança sobre cargas e normas técnicas; e fixa horários de trabalho.

8- Comissão de programação social


Realização de eventos: comissão de programação social   Artigos Cursos CPT

Coordena as atividades recreativas e, ou artísticas, incluídas na programação global, tais como: shows, bailes etc.; determina a quantidade de lugares requeridos para cada jantar ou banquete; determina o número de lugares na mesa de honra; coordena o cronograma dos eventos sociais; cuida da elaboração e impressão de programas e menu para cada jantar ou banquete; cuida da produção de convites ou ingressos para os eventos sociais.

9- Comissão de recepção e hospitalidade


Padroniza os serviços de recepção; estabelece o perfil de guias e recepcionistas, de acordo com o evento; estabelece normas de atuação para guias e recepcionistas; coordena serviços de guias e recepcionistas; recepciona nos pontos de desembarque, de trabalho e de festividades; presta assistência a participantes especiais e a seus familiares.

10- Comissão de transporte


Informa sobre transporte local disponível (aéreo, rodoviário, fluvial, marítimo etc.); verifica a disponibilidade de manobristas no local do evento; informa sobre viagens pré e pós-evento, inclusive aquelas distribuídas como material promocional; mantém as outras equipes informadas sobre essas questões.

11- Comissão de inscrições/registro


Providencia todos os meios necessários para o registro dos participantes; mantém centro de informações e central de contatos com as outras comissões; mantém centrais de telefonia, fax, informática/internet, informações, cópias, secretaria, além de locais de reuniões; coordena as formas de inscrição e o serviço de câmbio, quando necessário.

12- Comissão de ornamentação e sinalização


Elabora os letreiros para os eventos sociais e de trabalho; supervisiona e coordena a decoração necessária ao evento; decora o salão principal para reuniões; cuida da decoração no local de banquetes e eventos sociais; providencia flores para os aposentos dos convidados VIPs; providencia cortesias, menus impressos e cartões indicadores de lugares; providencia local para armazenamento de decoração; coloca os letreiros indicativos da localização de salas de convenções, banheiros, saídas e entradas etc.; providencia junto ao encarregado do setor de convenções do hotel a colocação de avisos em lugares estratégicos, principalmente, no caso de mudança de programação.

13- Comissão de programa


Coordena todas as atividades dentro do evento, trabalhando diretamente com as outras comissões;  elabora um programa completo de atividades: trabalhos técnicos, exibições, eventos sociais, atividades recreativas, horário de transporte, tempo livre para compras e passeios e outras atividades; imprime o programa; designa moderador ou presidente de debate, secretários de mesa, coordenadores de mesa, em cada reunião; coordena a distribuição de convites e a presença de participantes especiais; obtém dados bibliográficos sobre cada orador, para sua adequada apresentação; distribui material bibliográfico para apresentações e publicações; realiza contato com participantes especiais, sobre suas intervenções, coordenando sua apresentação; coordena a recepção dos participantes especiais; informa sobre horários e coordena a divulgação de qualquer alteração no programa; convida com antecedência suplentes para oradores, presidentes de mesa ou mediadores, para preencher lacunas no programa, no caso de ausência de algum convidado; colabora com a comissão de cerimonial e protocolo; obtém material necessário para os oradores como lap-top, projetores, telão, data show etc.; e planeja possíveis mudanças na programação.

Comissão de serviços gerais


Realiza adaptações nos locais do evento; retira e guarda material após cada evento; controla o funcionamento correto dos serviços disponíveis, como iluminação, som etc.

Comissão de segurança


Cuida da segurança geral: segurança no trabalho, dos participantes e patrimonial; cuida da segurança ostensiva; coordena o controle de trânsito; cuida da prevenção de acidentes; cuida do sistema de comunicação e do sistema de seguros.

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Por Silvana Teixeira.

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