Dependendo do tamanho do evento, é necessário que o organizador trabalhe com uma equipe de coordenadores, que atuarão no momento da execução do projeto. Esse pessoal é dividido em equipes de trabalho, responsáveis por tarefas específicas que fazem parte da realização do evento.
Segundo Antônio Máximo Borba, professor do Curso CPT Planejamento e Organização de Eventos, “Inicialmente, é preciso nomear o coordenador geral do evento, para supervisionar o trabalho das equipes. O coordenador deve ser uma pessoa organizada, ter facilidade de expressão e estar preparado para solucionar imprevistos, tomar decisões e relacionar-se com diversos tipos de pessoas”.
O coordenador geral, junto com outros participantes, convida integrantes para compor as equipes de trabalho ou comissões. Estas serão responsáveis por tarefas específicas do planejamento. Assim, cabe a cada comissão cuidar de um conjunto de tarefas que lhe foram designadas. É importante, na etapa de realização do evento, utilizar mapas, fichas, cronogramas e programações para coordenar as ações de todo o pessoal que trabalha no evento, para que todas as atividades sejam executadas, dentro do prazo. Esses instrumentos são úteis, também, para fornecer dados para a confecção do relatório final do evento.
Comissões ou equipes de trabalho
1- Comissão executiva
Trabalha junto com as outras comissões; controla datas e horários; controla locais reservados; analisa as características dos locais reservados, de acordo com as necessidades; determina adaptações nos locais reservados; contrata serviços necessários; fiscaliza o funcionamento dos serviços disponíveis; providencia serviços especiais para participantes, como tradução simultânea, por exemplo; administra os serviços de secretaria: pessoal, telefone, fax, copiadora, computadores etc.; e administra concessão de serviços: agências de viagens, transporte, fotografias, lanchonetes, som, banco oficial entre outros.
2- Comissão de finanças
Controla orçamentos; elabora e mantém planilhas de custos; decide sobre aspectos econômicos; e estima custos financeiros de instalação e manutenção. Subdivide-se ainda em outra categoria, que é a Subcomissão de fiscalização, cuja função é estabelecer política de crédito e cheques; estabelecer política de reembolsos: quem recebe, quem autoriza pagamentos, quem assina cheques; e controlar entradas e saídas, de acordo com o orçamento.
3- Comissão de cerimonial e protocolo
Faz cumprir as normas do protocolo durante o evento. Estas normas são estabelecidas por legislação (Decreto no70.274, de março de 1972). Dentre elas, destacam-se as precedências entre as autoridades públicas e as personalidades; orienta a colocação das bandeiras, a ordem dos pronunciamentos, a organização das mesas diretivas; e colabora com todas as outras comissões, para que não ocorram constrangimentos durante o evento.
4- Comissão de marketing
Define o mercado a ser atingido; define as ações para a identificação do evento, divulgação e fixação da imagem e da marca do evento; e define ações de marketing. A comissão de marketing é dividida em quatro subcomissões que são responsáveis pela execução das atividades específicas. São elas:
Subcomissão de imprensa: atende aos representantes dos veículos de comunicação; envia informações aos veículos de comunicação; mantém uma sala de imprensa nos locais apropriados; organiza entrevistas com a imprensa, com os organizadores e com os participantes; coordena entrevistas coletivas; e coordena serviço de reportagem fotográfica.
- Subcomissão de relações públicas: estabelece a imagem do evento, por meio de visitas a autoridades, aos órgãos de imprensa e a formadores de opinião; indica personalidades a serem convidadas e, ou homenageadas; cria eventos complementares; mantém comunicação com entidades e organismos; distribui material impresso; divulga o evento em todos os meios, exceto na imprensa; colabora com a comissão de recepção e hospitalidade; colabora com a equipe de cerimonial e protocolo; coleta material para fazer o relatório final e os anais; e coordena ações pré e pós-evento.
- Subcomissão de promoção: recebe informações sobre o evento de outras comissões; obtém cópias de todos os discursos; mantém registro de todas as informações; realiza campanha com o público-alvo; comparece a outros eventos, como estratégia de promoção; e realiza encontros promocionais.
- Subcomissão de publicidade: coordena a publicidade; elabora material impresso: mala direta, crachás, convites, programa, pastas; coordena elaboração de material audiovisual/informática; e mantém endereço eletrônico e site na internet.
5- Comissão de hospedagem
Assegura alojamento para todos os participantes em estabelecimentos de hospedagem que atendam às necessidades; obtém informação sobre os hotéis selecionados; reserva unidades habitacionais extras para participantes de última hora; fornece ao hotel sede do evento informações a respeito da chegada do grupo, despesas que serão pagas pelos participantes e despesas que serão pagas pelos organizadores.
6- Comissão de vendas
Coordena a venda de espaços, a obtenção de patrocínios, subvenções, auxílios e permutas.
7- Comissão de exposição
Elabora material com informação sobre espaços, layout e preços de áreas disponíveis; fornece à subcomissão de publicidade e à comissão de vendas listas com nomes dos expositores em potencial;
coordena serviços na área de exposição, como: decoração, eletricidade, abastecimento de água, carpinteiros, pintores, cartazistas e material de apoio, incluindo radiofonia e informática; determina quais serviços estão inclusos nos valores da reserva de espaço e quais são de responsabilidade dos expositores; consulta a comissão de segurança sobre cargas e normas técnicas; e fixa horários de trabalho.
8- Comissão de programação social
Coordena as atividades recreativas e, ou artísticas, incluídas na programação global, tais como: shows, bailes etc.; determina a quantidade de lugares requeridos para cada jantar ou banquete; determina o número de lugares na mesa de honra; coordena o cronograma dos eventos sociais; cuida da elaboração e impressão de programas e menu para cada jantar ou banquete; cuida da produção de convites ou ingressos para os eventos sociais.
9- Comissão de recepção e hospitalidade
Padroniza os serviços de recepção; estabelece o perfil de guias e recepcionistas, de acordo com o evento; estabelece normas de atuação para guias e recepcionistas; coordena serviços de guias e recepcionistas; recepciona nos pontos de desembarque, de trabalho e de festividades; presta assistência a participantes especiais e a seus familiares.
10- Comissão de transporte
Informa sobre transporte local disponível (aéreo, rodoviário, fluvial, marítimo etc.); verifica a disponibilidade de manobristas no local do evento; informa sobre viagens pré e pós-evento, inclusive aquelas distribuídas como material promocional; mantém as outras equipes informadas sobre essas questões.
11- Comissão de inscrições/registro
Providencia todos os meios necessários para o registro dos participantes; mantém centro de informações e central de contatos com as outras comissões; mantém centrais de telefonia, fax, informática/internet, informações, cópias, secretaria, além de locais de reuniões; coordena as formas de inscrição e o serviço de câmbio, quando necessário.
12- Comissão de ornamentação e sinalização
Elabora os letreiros para os eventos sociais e de trabalho; supervisiona e coordena a decoração necessária ao evento; decora o salão principal para reuniões; cuida da decoração no local de banquetes e eventos sociais; providencia flores para os aposentos dos convidados VIPs; providencia cortesias, menus impressos e cartões indicadores de lugares; providencia local para armazenamento de decoração; coloca os letreiros indicativos da localização de salas de convenções, banheiros, saídas e entradas etc.; providencia junto ao encarregado do setor de convenções do hotel a colocação de avisos em lugares estratégicos, principalmente, no caso de mudança de programação.
13- Comissão de programa
Coordena todas as atividades dentro do evento, trabalhando diretamente com as outras comissões; elabora um programa completo de atividades: trabalhos técnicos, exibições, eventos sociais, atividades recreativas, horário de transporte, tempo livre para compras e passeios e outras atividades; imprime o programa; designa moderador ou presidente de debate, secretários de mesa, coordenadores de mesa, em cada reunião; coordena a distribuição de convites e a presença de participantes especiais; obtém dados bibliográficos sobre cada orador, para sua adequada apresentação; distribui material bibliográfico para apresentações e publicações; realiza contato com participantes especiais, sobre suas intervenções, coordenando sua apresentação; coordena a recepção dos participantes especiais; informa sobre horários e coordena a divulgação de qualquer alteração no programa; convida com antecedência suplentes para oradores, presidentes de mesa ou mediadores, para preencher lacunas no programa, no caso de ausência de algum convidado; colabora com a comissão de cerimonial e protocolo; obtém material necessário para os oradores como lap-top, projetores, telão, data show etc.; e planeja possíveis mudanças na programação.
Comissão de serviços gerais
Realiza adaptações nos locais do evento; retira e guarda material após cada evento; controla o funcionamento correto dos serviços disponíveis, como iluminação, som etc.
Comissão de segurança
Cuida da segurança geral: segurança no trabalho, dos participantes e patrimonial; cuida da segurança ostensiva; coordena o controle de trânsito; cuida da prevenção de acidentes; cuida do sistema de comunicação e do sistema de seguros.
Quer saber mais sobre o Curso CPT? Assista ao vídeo:
Conheça os Cursos CPT da área Formação Profissional em Hotelaria.
Por Silvana Teixeira.
Este conteúdo pode ser publicado livremente, no todo ou em parte, em qualquer mídia, eletrônica ou impressa, desde que contenha um link remetendo para o site www.cpt.com.br.
Deixe seu comentário
Informamos que a resposta será publicada o mais breve possível, assim que passar pela moderação.
Obrigado pela sua participação.
Comentários
armando
3 de nov. de 2022parabens
Resposta do Portal Cursos CPT
8 de nov. de 2022Olá, armando! Tudo bem?
Agradeço sua visita em nosso site!
Fico feliz por ter gostado do nosso conteúdo!
Abraço!
Equipe CPT.