Organização de eventos é importante para desenvolver o fluxo turístico

O surgimento de especialistas na organização de eventos ocorreu com o aumento do interesse e da demanda.

Evento pode ser definido como qualquer acontecimento que desperta interesse especial, capaz de atrair público e de mobilizar meios de comunicação. Engloba espetáculos, exposições, competições, etc.

O surgimento de especialistas na organização desses ocorreu com o aumento do interesse e da demanda por eventos como forma de divulgação cultural ou comercial. A necessidade de contratar especialistas veio com a constatação da inviabilidade para os participantes de planejarem e organizarem tudo, uma vez que estavam envolvidos em suas próprias atividades. Acompanhando a demanda, surgiram também as empresas de produção de eventos.

Importância da realização de eventos

Uma análise de mercado das Agências Produtoras de Eventos afirma que a indústria turística tornou-se a maior geradora de receitas e a maior empregadora de mão-de-obra, no final do milênio. A realização de eventos é considerada, em todo o mundo, importantíssima para o desenvolvimento do fluxo turístico.

O produtor de eventos deve buscar sempre rapidez na divulgação, promoção e publicidade, de forma que a data e o tema sejam conhecidos com bastante antecedência. Existe o valor agregado ao evento, que é o fato de sua realização poder contribuir para a promoção, valorização e preservação dos patrimônios cultural e natural da comunidade.

Antes de montar uma produtora de eventos é preciso fazer um planejamento cuidadoso.

Montando uma empresa de eventos

Antes de montar uma produtora de eventos é preciso fazer um planejamento cuidadoso. O primeiro passo é elaborar um plano de negócios, um documento escrito que visa estruturar as principais ideias e opções que o empreendedor vai analisar para decidir quanto à viabilidade da empresa a ser criada.

Além de definir o ramo em que vai atuar, é preciso que o empresário reúna uma série de informações fundamentais sobre o mercado, assim como conhecer os objetivos que quer atingir e planejar o que vai ser colocado em prática. O sucesso de qualquer negócio depende de um bom planejamento.

Planejamento e organização de eventos

A realização de um evento pode ser dividida em três fases: pré-evento, evento e pós-evento. Na fase de pré-evento, é feito o planejamento, que inclui uma série de atividades relacionadas com a preparação. Ele permite ganhar tempo nas outras etapas da realização; evita o desperdício; permite diminuir os imprevistos e facilita sua resolução, quando aparecem; reduz a quantidade de esforço necessário nas outras etapas e permite atingir os objetivos propostos.

O planejamento deve conter informações completas e detalhadas sobre os objetivos, tipo de evento, local, data, público, estratégias de comunicação, recursos, orçamento previsto, vendas, transporte de participantes, recepção e serviços prestados, hospedagem, atividades socioculturais e de lazer e cronograma de atividades.

O check-list permite maior eficiência no acompanhamento e cumprimento das tarefas no prazo previsto.

Com essas informações iniciais definidas, passa-se à elaboração de um projeto para o evento. É importante que esse apresente, de forma clara, a justificativa, indicando os motivos científicos, econômicos, políticos, sociais e culturais que indicam a importância do evento.
 
Check list

Após a elaboração do planejamento, e tendo em mãos o cadastro dos prestadores de serviços que serão necessários para a realização do evento, é feito um check-list, ou seja, uma relação das atividades, com os respectivos responsáveis e os prazos de entrega. O check-list permite maior eficiência no acompanhamento e cumprimento das tarefas no prazo previsto.

O setor hoteleiro e a realização de eventos

O turismo de eventos é um dos segmentos do turismo que mais cresce no Brasil e no mundo. Para os hotéis, os eventos são uma alternativa de receitas, podendo servir de espaço para reuniões de empresas, programas de treinamento, seminários, entre outros. Para sediar eventos, o hotel deve ter espaços adequados e oferecer os serviços essenciais para a realização desses.

Para o sucesso dos eventos planejados e organizados em hotéis, algumas questões devem ser consideradas. O organizador do evento, por exemplo, deve conhecer o regulamento do hotel e declarar, por escrito, estar de acordo com ele. É preciso que também haja uma preocupação extra com a segurança, colocando-se agentes nas entradas das escadas e nos elevadores.

Por: Patrícia Tristão