Livraria: controle de estoque de livros, cadastramento e codificação

Em uma livraria, o sistema de organização e métodos, a coordenação e a objetividade do controle da entrada e saída de livros, bem como o controle de estoque são fundamentais para um eficiente e estratégico atendimento ao cliente. Mesmo em uma pequena empresa, um setor de controle deve ser estabelecido, utilizando-se métodos que garantam informações precisas e atualizadas sobre estoques. Basta proceder ao cadastramento dos livros e à codificação dos exemplares, o que facilitará o andamento da loja, promovendo o sucesso do empreendedor.

Controle de estoque de livros:

O controle de estoque da livraria deve ser feito a partir do momento em que se recebem os livros encomendados da editora ou do distribuidor. Deve-se ficar atento no momento do recebimento e aplicar alguns procedimentos simples que evitarão uma série de aborrecimentos futuros.

Procedimentos necessários em uma livraria assim que chegam os livros:

→Chegados os livros, deve-se comparar a relação dos títulos da nota fiscal com o pedido feito pela livraria, assim como a quantidade, qualidade e as condições de entrega;

→O proprietário/gerente ou responsável pelo almoxarifado deve verificar se os preços são os mesmos negociados com a editora e os prazos de pagamento;

→Estando tudo em ordem, deve-se assinar o recebimento e destacá-lo da nota fiscal.

A partir daí, inicia-se o trabalho de cadastro de cada título para depois encaminhar seus volumes ao almoxarifado, caso sejam empresas de grande porte, ou diretamente para as prateleiras (estantes) quando se tratar de empresas de pequeno porte.

Cadastramento dos livros:

Todo livro ou outra mercadoria qualquer deve receber um código para facilitar o controle, tanto no almoxarifado quanto na prateleira. Este código é feito, substituindo-se o nome do livro por letras, por números, ou por letras e números. Isso é feito para facilitar a identificação do livro.

Todo livro que chega à livraria deve receber um código para facilitar o controle, tanto no almoxarifado quanto na prateleira. 

Codificação de cada exemplar:

O método mais utilizado para codificar livros é aquele que usa números. Os dois primeiros dígitos identificam a área de publicação, os dois seguintes mostram uma especificação definida pelo administrador, como capa dura, costura ou outra especificação, e o último grupo, que pode ser de dois ou três dígitos, especifica o título.

Vejamos o exemplo abaixo:

→O primeiro número, constituído de dois dígitos, identifica a área:

01 – Agropecuária.
02 – Esotéricos.
03 – Autoajuda.
04 – Informática.
05 – Literatura.
06 – Empresarial.

→O segundo número, também constituído de dois dígitos, especifica uma particularidade do livro, que pode variar de acordo com a finalidade da livraria:

01 – Infantil.
02 – Adulto.
03 – Todas as idades.

→O terceiro número, constituído de dois ou três dígitos, identifica o título:

001 – O Senhor dos Anéis.
002 – Windows na Prática.
003 – A Ilha do Tesouro.
004 – Criação de Galinhas.
005 – Manual de Horticultura Orgânica.
006 – Marketing na Pequena Empresa.

Portanto, para o exemplo acima, os códigos abaixo têm os seguintes significados:

01.02.005 – Área agropecuária, adulto, Manual de Horticultura Orgânica.
06.02.006 – Área empresarial, adulto, Marketing na Pequena Empresa.
05.01.003 – Literatura, infantil, A Ilha do Tesouro.

Por Andréa Oliveira.

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Entre os cursos, destacam-se:

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