Administração de estoques: o que é e finalidade

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A administração de estoques é o conjunto de atividades desenvolvidas para garantir um fluxo contínuo e uniforme na produção e nas vendas da empresa. Faz-se necessário que a empresa registre e controle os dados das mercadorias estocadas, ou seja:
- Quantidades de mercadorias que entram;
- Quantidade de mercadorias que saem;
- Época mais propícia para compra;
- Preço e quantidade mais conveniente para compra;
- Ritmo de entrada e saída das mercadorias.

Finalidades da administração de estoques

Dentre as finalidades da  administração de estoques, as principais são:
- Reduzir perdas e furtos de mercadorias;
- Assegurar a quantidade e a qualidade das mercadorias;
- Reduzir o excesso de compras;
- Evitar a estocagem desnecessária;
- Fornecer elementos para cálculo das mercadorias.

Administrar estoque é evitar o excesso ou insuficiência de abastecimento ou extravio de insumos ou mercadorias. O excesso de estoques representa maiores custos para a empresa, não só operacionais (espaço, cuidados etc.), como financeiros (recursos investidos). “Por outro lado, a insuficiência representa paralisações no processo produtivo, queda de produtividade, perda de venda, ou seja, menores retornos para o empresário” afirma Hélvio Tadeu Cury Prazeres, professor do Curso a Distância CPT Como Administrar Estoque e Almoxarifado.

Finalmente, os controles evitam perdas, extravios ou até roubo de produtos e, ou mercadorias, significando redução de custos na empresa. Algumas questões são essenciais para uma gestão de estoques que garanta segurança no controle e monitoramento de produtos para a venda, dentre elas:
- Informatização da empresa, ou seja, utilização de sistemas de automação para processos, que forneçam informações básicas e úteis à administração de estoques;
- Gerenciamento adequado do mix de produtos escolhido e ofertado a venda. A escolha correta do mix de produtos evita estocagem de produtos desnecessários, que não despertam interesse no cliente;
- Administração correta das compras, escolhendo compradores com conhecimentos específicos sobre o mercado e produtos comercializados pela empresa;
- Programação financeira de compras;
- Operações de armazenagem e organização adequada dos produtos.

A boa gestão dos estoques é fundamental em qualquer ramo de atividade, principalmente nas empresas com muitos itens a administrar. O desconhecimento das quantidades de estoques existentes, falta de análise do giro das mercadorias e determinação da curva ABC poderá acarretar sérios problemas, como falta de caixa e queda de lucratividade.

A utilização de controles informatizados favorece o aprimoramento das informações sobre estoques, embora muitos empresários e gerentes ainda não consigam ler as informações básicas e tomar decisões em bases técnicas e seguras.

A tradição de ganhar com o aumento do tempo de permanência dos produtos em estoque tem levado várias empresas a se endividarem e, em alguns casos, suas margens de comercialização não comportam os juros que estão pagando. Como consequência, compromete a sua saúde financeira ou até mesmo a sobrevivência da empresa.

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Por Silvana Teixeira.